در این مقاله به اینکه آیا کایزن همان بهبود مستمر است می‌پردازیم. بهبود مستمر و کایزن فرآیندهای بهینه سازی زنجیره تأمین هستند. در زنجیره‌ی تأمین به تلاش مستمر و مداوم جهت بهبود خدمات، محصولات و یا فرآیندها، بهبود مستمر می‌گویند. این تلاش به‌صورت بهبود افزایشی در طول زمان معمولاً برای محصولات، خدمات و یا فرآیندهایی که به بلوغ یا رشد کافی رسیده‌اند و یا پیشرفت یک مرحله‌ای برای محصولات، خدمات و یا فرآیندهای جدید میباشد.
کایزن همان بهبود مستمر است؟
بهبود مستمر به‌خودی‌خود می‌تواند یک بخش جداگانه (اگر سازمان به‌اندازه کافی بزرگ باشد) با مأموریت (هدف) بهینه سازی جامع انواع سیستم‌های مدیریتی مثل مدیریت فرآیند کسب و کار ، مدیریت کیفیت ، مدیرت پروژه ، مدیریت برنامه‌ریزی‌ها و … باشد. بازخوردهای دریافت شده از کارکنان و یا مشتریان داخل یا خارجی (هر فرآیند تشکیل‌شده از مراحل مختلف بوده و خروجی هر فرآیند ورودی فرآیند بعدی میباشد، درنتیجه مشتری داخلی شامل فرآیندهاییست که ورودی خودرا از فرآیندهای قبلی دریافت می‌کنند و مشتری خارجی مصرف کننده نهایی میباشد) باید به‌صورت مستمر و مداوم دریافت و بر اساس معیارهای مشخص سازمان ارزیابی شود.
هسته مرکزی بهبود مستمر، بازخورد فرآیندها میباشد.
هدف از بهبود مستمر، شناسایی، کاهش و از بین بردن فرآیندهایی میباشد که عملکردی کمتر از حالت مطلوب دارند. یکی از راه‌های پیاده سازی بهبود مستمر استفاده از روش کایزن است.
کایزن (تغییر برای بهتر شدن)
کلمه “kaizen”که شامل،”kai” = تغییر و “zen” = خوب، به معنی “تغییر برای بهتر شدن” میباشد. به‌طورمعمول کایزن به مجموعه اقداماتی در جهت پیاده سازی بهبود مستمر گفته میشود.
ویژگی‌های کلیدی روش کایزن عبارت‌اند از:
- بهبود مستمر بر پایه‌ی تغییرات کوچک به‌جای تغییرات بزرگ و ریشه‌ایست.
- ایده‌های بهبود معمولاً توسط کارگران پیشنهاد میشود بنابراین احتمال اینکه تفاوت‌های ریشه‌ای با سازمان داشته باشد خیلی کم هست، ازآن‌رو پیاده سازی آنها راحت‌تر انجام میشود.
- پیشرفت‌های کوچک به نسبت تغییرات عمده نیاز به سرمایه گذاری‌های بزرگ ندارند.
- به‌جای استفاده از مشاوران گران قیمت از ایده‌های افراد دارای دانش در سازمان استفاده میشود.
- تمام کارکنان باید به‌طور مستمر و مداوم به دنبال ایده‌هایی برای بهبود عملکرد خود باشند.
- افراد مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و کار تیمی تقویت میشود.
- هنگام پیاده سازی کایزن و بهبود مستمر سیستم، همواره توجه داشته باشید که هدف نهایی توسعه‌ی فرآیندهای تکرارپذیر و پایدار میباشد.
بسیاری از سازمان‌ها تلاش و هزینه‌های زیادی را صرف ایجاد ایده‌ای جدید می‌کنند که حتی تبدیل به استراتژی بلند مدت سازمان‌ها نمی‌شود.
یک مدیر کارآمد سعی می‌کند که بهبود مستمر و کایزن را در پروژه‌های خود به‌صورت پایدار و مکرر جاری کند. چراکه درگیر شدن کارکنان در کار باعث اعتماد سازی و تضمین بقای سازمان میباشد. در روش کایزن و بهبود مستمر این حقیقت که کارکنان مالک فرآیندها هستند، باعث ایجاد محیطی پویا شده که کارکنان تشویق به ایجاد راه‌هایی برای بهبود عملکرد و گردش کار خود خواهند شد.
پاسخ به پرسش اجتناب ناپذیر
یکی دیگر از عناصر کلیدی برای بهبود فرآیند های سازمان و تبدیل بهبود مستمر به فرهنگ سازمانی، پاسخ به پرسش اجتناب ناپذیر (چه فایده ای برای من دارد؟) است. در کایزن کارکنان خود به این سوال پاسخ می دهند. صدای آنها شنیده شده، ایده های آنها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و اجرا می شود.
اجرای طولانی مدت و موفق بهبود مستمر نه تنها به پشتیبانی مدیریت بلکه به اعتماد کارکنان به روند ها نیاز دارد. کایزن و بهبود مستمر یک روش عالی برای حصول نتیجه میباشد.
روشها و استانداردهای دیگر
علاوه بر کایزن، روش ها و استاندارد های دیگری برای ایجاد روند بهبود مستمر در سازمان ها وجود دارد. یکی از این روشها سیستم مدیریت کیفیت و ایزو ۹۰۰۱ است. که در ورژن ۲۰۱۵ علاوه به تاکید بر مبحث مشارکت کارکنان و توجه به آنها به عنوان ذینفعان و مشتریان سازمان، در بند ۱۰ استاندارد، بهبود را در سازمان یک الزام میداند.
جهت آشنایی با این استاندارد و سیستم مدیریت کیفیت میتوانید به مقاله “از اصول مدیریت کیفیت چه می دانید؟” و سایر مقالات بخش استانداردهای ایزو مراجعه کنید.
منبع: thebalance
پیشنهاد مطالعه:
در بهبود مستمر چه ابزارهایی مورد نیاز اند؟
شرکت های بزرگ چگونه با استراتژی رهبری هزینه مزیت سازی می‌کنند؟
دلایل موفقیت و شکست در مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار