در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه چرا مدیریت دانش مفید است می‌پردازیم. در مقاله قبلی به مفهوم مدیریت دانش و تعاریف مختلف آن و ابعاد مختلف پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان پرداختیم. در این مقاله به اهمیت مدیریت دانش در سازمان و توضیح انواع دانش اشاره می‌نماییم.
مدیریت دانش مسئول درک اینست که:
- دانش موجود در سازمان شما چیست.
- این دانش در کجا قرار دارد. به‌عنوان‌مثال در ذهن یک متخصص خاص، یک بخش خاص، یک فایل قدیمی، یک تیم خاص و غیره.
- این دانش به چه شکلی ذخیره‌شده. به‌عنوان‌مثال در ذهن کارشناسان، بر روی کاغذ، در داخل سیستم‌ها و غیره.
- چگونه به بهترین شکل به افراد مرتبط انتقال داده می‌شود، به‌طوری‌که قادر به استفاده از آن باشند و اطمینان حاصل شود که دانش از بین نخواهد رفت. به‌عنوان‌مثال ایجاد رابطه مربی گری بین کارشناسان با تجربه و کارمندان جدید، پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد برای دسترسی به دانش‌های آشکار کلیدی (explicit knowledge) سازمان.
- متدهای ارزیابی مورد نیاز برای دانش واقعی (حقیقی) سازمان در مقابل نیازهای سازمان و عمل کردن به آنها. برای مثال با استخدام و یا اخراج، با تفویض‌های خاص برای ایجاد دانش درون سازمانی و غیره.
چرا مدیریت دانش مفید است؟
باعث تمرکز بر دانش به‌عنوان یک دارایی واقعی، به‌جای چیزی ناملموس می‌شود. در عمل سازمان را برای حفاظت و بهره برداری بهتر دانش داخلی خود توانا می‌سازد و سازمان برای بهبود و تمرکز بر توسعه دانش برای مطابقت با نیازها تلاش می‌کند.
به عبارت دیگر:
- به سازمان ها کمک می کند از اشتباهات و موفقیت های گذشته درس بگیرند.
- به استفاده بهتر از دارایی های دانشی سازمان به وسیله گسترش دوباره آن ها در مناطقی که سازمان به آن دانش نیاز دارد، کمک می کند. به عنوان مثال استفاده از دانش و تجربه یک بخش از سازمان برای بهبود یا ایجاد محصول جدید در بخش دیگر سازمان، اصلاح و تغییر دانش مربوط به فرآیندی از گذشته برای ایجاد راه حل های جدید و غیره.
- تمرکز طولانی مدت بر توسعه شایستگی ها و مهارت های مناسب و از بین بردن دانش کهنه و منسوخ شده را ترویج می دهد.
- توانایی نوآوری شرکت را افزایش می دهد.
- توانایی سازمان در حفاظت از دانش برای جلوگیری از سرقت یا کپی توسط رقبا را افزایش می دهد.
متاسفانه مدیریت‌دانش بخشی است که سازمان ها اغلب تمایلی به سرمایه گذاری در آن ندارند، چرا که پیاده سازی مدیریت دانش هزینه زیادی داشته و تعیین نرخ بازگشت سرمایه ی این بخش بسیار دشوار است.
انواع مختلف دانش
دانش به شکل‌های مختلفی وجود دارد و درک اشکال مختلف آن کمک می‌کند تا بین انواع مختلف آن تمایز قائل شده، که این یک گام اساسی و ضروری در مدیریت دانش میباشد.
به‌عنوان‌مثال کاملاً واضح هست که دانش موجود در اسناد باید به روشی متفاوت از روشی که در طول سال‌ها توسط یک کارمند جمع آوری شده، مدیریت شوند (برای مثال ذخیره و بازیابی شوند، به اشتراک گذاشته شوند و …).
در طول قرن‌ها تلاش بسیاری برای دسته بندی دانش شده و رشته‌های مختلف در زمینه‌های مختلف بر این موضوع متمرکز شده که منجر به دسته بندی‌های متعدد و متفاوت بر پایه‌ی فلسفه و دین شده.
در کسب و کار و مدیریت دانش، معمولاً دو نوع دانش تعریف می‌شود، دانش صریح و ضمنی، اولی به دانش مدون اشاره دارد مانند آنچه در اسناد وجود دارد، درحالی‌که دومی به دانش غیر مدون و معمولاً شخصی اشاره می‌نماید، دانشی مبتنی بر تجربه.
دانش صریح (روشن یا واضح) (Explicit Knowledge)
این نوع دانش، رسمی و مدون میباشد و شناسایی، ذخیره و بازیابی آن آسان است. این دانش به‌راحتی توسط مدیران دانش به‌کاربرده، که باعث آسان سازی ذخیره، بازیابی شده و به‌اصطلاح اسناد و متون بسیار کارآمد می‌شوند.
از دیدگاه مدیریتی، بزرگ‌ترین چالش دانش صریح، تضمین اینست که افراد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند. دانش دارای اهمیت ذخیره شده باشد. این دانش مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد و در زمان موردنیاز از بین رود (امحا شود).
ازنظر بسیاری از نظریه پردازان دانش صریح کم‌اهمیت است. دانش صریح درواقع ساده‌تر در نظر گرفته شده و نمی‌تواند شامل تجربه غنی بر اساس دانش درگذر زمان باشد. و منجر به ایجاد مزیت رقابتی پایدار نمی‌شود.
نمونه‌هایی از دانش صریح عبارت‌اند از: پایگاه داده‌ها، یادداشت‌ها، اسناد و …
دانشی که به‌عنوان کلمات بیان و ثبت شده، مانند اعداد، کدها، فرمول‌های ریاضی و علمی و نمادهای موسیقی. برقراری ارتباط، ذخیره و توزیع دانش صریح آسان است. این دانش در کتاب‌ها، وب سایت‌ها و دیگر ابزارهای بصری و شفاهی موجود میباشد.
دانش ضمنی (پنهان) (Tacit Knowledge)
از این دانش به‌عنوان دانش حسی و بصری یادشده و به‌سختی می‌توان تعریف دقیقی از این نوع دانش مطرح کرد. این نوع دانش تا حد زیادی مبتنی بر تجربه میباشد. اغلب زمینه‌ی شخصی دارد. به‌سختی می‌توان با این نوع دانش ارتباط برقرار کرد و عمیقاً در عمل افراد ریشه دارد.
به دانش ضمنی به‌عنوان منبع باارزش دانش توجه شده. بیشترین احتمال برای پیشرفت سازمان‌ها از این دانش میباشد. عدم توجه به دانش ضمنی رابطه مستقیم با کاهش قابلیت نوآوری و رقابت پایدار در سازمان‌ها دارد. و مدیران دانش زمان زیادی را برای رسیدگی به این نوع دانش صرف می‌کنند.
تصور کنید می‌خواهید مقاله‌ای در مورد چگونگی تشخیص حالات چهره بنویسید. آشکار است که انتقال تمامی درک شهودی شما که در طول سال‌ها بر اساس عمل و تجربه جمع‌آوری‌شده غیرممکن است. تقریباً تمامی مشاغل بر پایه‌ی همین دانش استوار است.
به‌عنوان‌مثال:
یک متخصص IT را در نظر بگیرید که مشکلات را بر اساس تجربه و شهود خود عیب یابی می‌کند. برای این شخص بسیار مشکل است که دانش خود را در بر روی کاغذ بیاورد که یک شخص تازه‌کار بتواند از آن استفاده کند. این‌یکی از دلایلی است که در کسب و کارها تجربه در هر زمینه خاصی از اهمیت بالایی برخوردار است.
اینکه کدام سیستم فناوری اطلاعات می‌تواند به انتقال و ارتقاء دانش ضمنی کمک کند بسیار پیچیده و بحث بر انگیز میباشد. در حال حاضر بهتر است بدانیم که مدیریت دانش موفق تأکید بسیار زیادی به دانش ضمنی، با توجه به افراد و فرآیندهای دخیل در آن و پشتیبانی سیستم‌های فناوری اطلاعات دارد.
دانش ضمنی در ذهن ذینفعان، شامل باورهای فرهنگی، ارزش‌ها و نگرش‌ها، مدل‌های ذهنی، مهارت‌ها و تخصص‌ها و غیره وجود دارد.
منبع: knowledge-management-tools
ترجمه و ارائه: مدیرنو
پیشنهاد مطالعه: مدیریت دانش به چه معناست؟