در این مقاله از مدیرنو، به شرح اینکه ساختار سازمانی به‌طورکلی چیست، انواع ساختار سازمانی کدام اند و چه مزایا و معایبی دارد، می‌پردازیم. ساختار سازمانی، سیستمی است که به سازمان کمک می‌کند تا برای رسیدن به اهداف، فعالیت‌های خاص خود را چگونه هدایت کند. این فعالیت‌ها متنوع اند و می‌توانند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشند.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی انتخاب شده بر موفقیت سازمان در انجام راهبُرد و اهداف خود تأثیر می‌گذارد. همچنین چگونگی جریان اطلاعات بین سطوح درون شرکت را تعیین می‌کند. با داشتن آن نیز شرکت‌ها می توانند کارآمد و متمرکز باقی بمانند.
ماهیت ساختار سازمانی چیست؟
حال که یک تعریف اجمالی از موضوع در ذهنتان شکل‌گرفته به بررسی دو بخش “ساختار” و “سازمان” به‌طور جداگانه می‌پردازیم. “سازمان” از عناصر، روابط بین عناصر و کلیت تشکیل‌دهنده یک واحد تشکیل‌شده است. “ساختار” ترکیبی عالی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمان را تشکیل می‌دهد؛ بنابراین مفهوم ساختار می‌تواند برای بسیاری از موارد مانند سازمان استفاده شود.
با تعریف بالا به دید بهتری راجع به متن پیش رو رسیده‌اید پس باید بدانید که ساختار سازمانی، چارچوب روابط شغل‌ها، سیستم‌ها، روند عملیاتی، افراد و گروه‌هایی است که برای رسیدن به اهداف تلاش می‌کنند. همچنین مجموعه روش‌هایی که وظیفه را به وظایف تعیین شده تقسیم کرده و آنها را هماهنگ می‌کند. این امر بر تمامی فعالیت‌های سازمانی تأثیر می‌گذارد.
برنامه ریزی ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی به ایجاد یک زنجیره اقتدار شناخته‌شده کمک می‌کند و برنامه‌ریزی آن در رابطه با یک کسب‌وکار، نقشه‌ای را برای استخدام کارمندان و توسعه در آینده، فراهم می‌کند. ایجاد عناوین شغلی و تعیین وظایف و مسئولیت‌های شغلی نشان‌دهنده جریان طبیعی از وقایع پس از انتخاب ساختار سازمانی توسط کسب‌وکار است.
در برنامه‌ریزی ساختار سازمانی، سه اصل وجود دارد:
روابط رسمی و گزارشگری را در سازمان تعیین می‌کند و تعداد سطوح سلسله‌مراتب را نشان می‌دهد و دامنه کنترل مدیران را مشخص می‌کند.
موقعیت افراد را به‌عنوان کار گروهی در یک واحد تعیین می‌کند و واحدها را در کل سازمان تقسیم می‌کند.
این ساختار شامل طراحی سیستم‌هایی است که به وسیله آن‌همه واحدها هماهنگ شده و رابطه مؤثر در سازمان تضمین میشود.
انواع ساختار سازمانی:
نظریه‌پردازان در اکثر موارد دو نوع ساختار را در نظر می‌گیرند:
ساختار سازمانی فیزیکی
ساختار فیزیکی به روابط بین عناصر فیزیکی سازمان‌ها به‌عنوان مثال ساختمان‌ها و مکان‌های جغرافیایی که در آنها کار انجام میشود، اشاره دارد.
ساختار سازمانی اجتماعی
ساختار اجتماعی به روابط بین عناصر اجتماعی به‌عنوان مثال افراد، موقعیت‌ها و واحدها اشاره دارد. این مدل انواع مختلفی دارد که ما در این مقاله به شرح هر یک از آنها می‌پردازیم.
ساختار سازمانی ساده
در این نوع ساختار مجموعه‌ای از روابط انعطاف‌پذیر وجود دارد و به دلیل اینکه تفکیک به‌طور محدودی صورت گرفته، پیچیدگی این ساختار نیز کم است. اعضای سازمان‌های با ساختار ساده می‌توانند چارت سازمانی را با تمرکز بر رهبران طراحی کنند و نیازی به رسمیت نیست. در نظر گرفتن وظایف یا دستور مدیریت با توافق متقابل انجام میشود و هماهنگی و نظارت مستقیم و غیررسمی است.
ساختار سازمانی عملکردی
به‌طور معمول، ساختار عملکردی به‌عنوان ابزاری برای تأمین نیازهای روزافزون جداسازی استفاده میشود. این ساختار عملکردی خوانده میشود زیرا در این ساختار فعالیت‌ها بر اساس شباهت منطقی توابع کار، طبقه بندی می‌شوند. در ساختار عملکردی، کار مجدد در انجام فعالیت‌ها محدود است و این ساختار کارآمد است. هدف این ساختار به حداکثر رساندن مقیاس تخصص است.
ساختار سازمانی چند بخشی
در مسیر توسعه‌سازمانی، اگر ساختار عملکردی توسعه یابد، به‌عنوان ابزاری برای کاهش مسئولیت تصمیم‌گیری توسط مدیر ارشد، به ساختار چندبخشی تبدیل میشود. هر ساختار عملکردی وظیفه مدیریت عملکرد روزانه را بر عهده دارد. کارکنان مرکزی مسئول نظارت و مدیریت ارتباط سازمان با محیط و استراتژی هستند.
ساختار سازمانی ماتریسی
این ساختار باهدف ایجاد نوعی سازه متشکل از ساختارهای عملکردی و چندبخشی ایجاد میشود. هدف از ساختار ماتریسی ترکیب کارایی ساختار عملکردی با انعطاف‌پذیری و حساسیت ساختار چندبعدی نه تنها بر اساس منطق محصول، مشتری یا منطقه جغرافیایی بلکه بر اساس منطق عملکردی در ساختار چندبعدی است. تفویض فعالیت‌ها به کارمندان از طریق مذاکره بین مدیران عملکردی و مدیران پروژه و گاه با حضور افراد تیم‌ها یا اعضای بالقوه انجام میشود.
ساختار سازمانی ترکیبی
در ساختار ترکیبی، بخشی به نوع ساختار و بخش دیگر به نوع دیگری از ساختار اختصاص‌یافته است. دلیل تشکیل ساختارهای ترکیبی، ترکیب مزایای دو ساختار توسط طراحان یا سازمان در حال تغییر است. دلیل تشکیل ساختارهای ترکیبی، ترکیب مزایای دو ساختار توسط طراحان یا سازمان در حال تغییر است. از طرف دیگر ساختار ترکیبی سازمان را قادر می‌سازد که بهترین و قابل‌انعطاف‌ترین ساختار را انتخاب کنند.
ساختار سازمانی شبکه ای
ساختارهای شبکه‌ای زمانی تشکیل می‌شوند که سازمان‌ها با تغییر سریع فناوری در چرخه‌های عمر کوتاه محصول و بازارهای پراکنده و تخصصی مواجه شوند. در یک شبکه، دارایی‌های موردنیاز بین برخی از شرکای شبکه توزیع میشود زیرا هیچ سازمان واحدی در شبکه برای تولید محصولات یا خدمات وجود ندارد و شبکه، تولیدکننده یا تأمین‌کننده است.
ساختار سازمانی بوروکراسی
به‌طورکلی تعیین معیار، شکل‌دهی، یکسان‌سازی روش‌های کار و یا به‌اصطلاح استانداردسازی، کلید مفهوم و پیدایش بوروکراسی ماشینی است. ویژگی‌های بوروکراسی ماشینی عبارت‌اند از:
- حجم بالای کارهای اجرایی یکنواخت و مداوم
- برخورد با مقررات منظم و رسمی
- حضور واحدهای جداشده با وظایف طبقه‌بندی شده مشخص
- تمرکز قدرت و تصمیم‌گیری از طریق فرماندهی سلسله‌مراتب
- داشتن ساختار اداری کامل با تعیین مرز بین کارکنان
حالا با دانستن انواع مختلف ساختار سازمانی آیا می‌توانید بگویید بهترین ساختار کدام است؟
خیر این مسئله امکان‌پذیر نیست. ما هیچ ساختاری را نمی‌توانیم به‌عنوان بهترین نوع آن در نظر بگیریم زیرا ساختار سازمانی هر شرکت به ماهیت و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، بستگی دارد.
مزایا و معایب ساختار سازمانی
در این قسمت به شرح مزایا و معایب ساختار سازمانی می‌پردازیم و با یک نگاه خیلی ساده می‌توانیم متوجه شویم که مزایا بر معایب غلبه می‌کنند.
مزایا: ایجاد ساختار سازمانی می‌تواند برای شرکت‌ها بسیار مفید باشد. این ساختار نه تنها سلسله‌مراتب شرکت را تعریف می‌کند، بلکه به شرکت اجازه می‌دهد ساختار دستمزد کارمندان خود را تنظیم کند. با قرار دادن آن، شرکت می‌تواند درجه‌ها و دامنه حقوق و دستمزد را برای هر موقعیت تعیین کند. همچنین باعث کارایی عملیات میشود. با تفکیک کارمندان و عملکردها در بخش‌های مختلف، شرکت می‌تواند همزمان عملیات مختلفی را به‌صورت یکپارچه انجام دهد. علاوه بر این، ساختار مشخص، کارمندان را در مورد چگونگی انجام کارهایشان آگاه می‌کند.
معایب: از معایب آن می‌توان به خطوط مدیریت یک طرفه، افزایش دیوان‌سالاری، کندی ارتباطات و افزایش انعطاف‌ناپذیری اشاره کرد. این معایب ممکن است همیشه در یک سازمان وجود نداشته باشد.
با دانستن مزایا و معایب ساختار سازمانی به سمت طراحی یکی ساختار مناسب برای سازمان خود می رویم.
فرآیند طراحی:
زمانی که شما به‌طور کامل بدانید کسب‌وکارتان چیست و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید، نیازمندید که به طراحی ساختار سازمانی بپردازید. برای این کار باید فرآیندی را طی کنید که به‌صورت مرحله‌به‌مرحله برای شما شرح داده خواهد شد:
آینده را برنامه‌ریزی کنید.
برای چند سال آینده شرکتتان برنامه‌ریزی کنید، از خودتان بپرسید که هدف شما چیست و دوست دارید در کسب‌وکار تا به کجا پیش بروید.
گذشته را در نظر بگیرید.
مشکلتان درگذشته را حل کنید، به دنبال اختلافات بگردید و سعی کنید نگذارید این اختلافات باقی بمانند و به آینده منتقل شوند.
حالا ساختار خود را بسازید.
آگاهانه تصمیم بگیرد که می‌خواهید چه سازمانی داشته باشد، انواع آن را در نظر داشته باشید و بر اساس عملکرد، خدمات، مشتریان، کارآمدی و … یک نوع ساختار سازمانی را انتخاب کنید.
نیروی انسانی موردنیاز خود را انتخاب کنید.
هر کارمند را متناسب با موقعیت موجود انتخاب کنید و از اینکه تناسب شغلی برقرار باشد حتماً اطمینان حاصل کنید. دقت کنید که سطح عملکرد مناسب، علاقه‌مندی به انجام کار و مهارت کافی حتماً در کارمندان وجود داشته باشد.
بین اختیارات و مسئولیت‌ها تعادل برقرار کنید.
اگر این تعادل برقرار نشود کارمندان به‌مرور زمان دچار ناامیدی می‌شوند و کم‌کم از کار می‌افتند.
اطلاعات و داده‌های کارمندان را به‌طور کامل داشته باشید.
معیارهای اصلی را در ساختار خود بگنجانید و اطلاعات کاملی از هر شخصی که می‌خواهید در هر پست قرار گیرد داشته باشید سپس این اطلاعات را با داده‌های جمع‌آوری‌شده از سمت کارمندان تطبیق دهید.
ارزیابی عملکرد کارکنان
عملکرد کارمندان خود را به‌طور مداوم بررسی و مدیریت کنید.
در طول سال به‌طور منظم کارمندان را خود را مدیریت کنید تا تعداد دفعات به‌روز رسانی کارمندان و استخدام کارمندان جدید کاهش یابد. برای اطلاع از نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به صفحه ارزیابی کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید.
به‌صورت سالانه ساختار خود را مرور کنید.
این عمل به برنامه‌ریزی برای دوازده ماه آینده شرکت کمک می‌کند. ساختار شما هیچ‌وقت نباید ثابت باشد و باید جنبه تکاملی داشته باشد.
با نتیجه‌گیری از موارد بالا متوجه می‌شویم که داشتن ساختار سازمانی برای هر شرکت و مجموعه‌ای ضروری است. حتی می‌تواند به بهتر شدن و عملکرد بهتر کارمندان و بخش‌های مختلف نیز کمک کند. امیدواریم که این مقاله توضیح کاملی از ساختار سازمانی، انواع، برنامه‌ریزی و اصول طراحی آن را به شما ارائه داده باشد.
آیا علاقمند شده اید که برای سازمان خود ساختاری در نظر بگیرید؟ بخش مشاوره کسب و کار می تواند پاسخگوی سوالات شما باشد.