در این مقاله از مدیرنو، به شرح اینکه مولفه های ساختار سازمانی به طور کلی چیست و انواع ساختار سازمانی کدام اند و چه مزایا و معایبی دارد، می‌پردازیم. ساختار سازمانی، سیستمی است که به سازمان کمک می‌کند تا برای رسیدن به اهداف، فعالیت‌های خاص خود را چگونه هدایت کند. این فعالیت‌ها متنوع اند و می‌توانند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشند.
مولفه های ساختار سازمانی چیست؟
مولفه های ساختاری انتخاب شده بر موفقیت سازمان در انجام راهبُرد و اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد و همچنین چگونگی جریان اطلاعات بین سطوح درون شرکت را تعیین می‌کند. با داشتن آن نیز شرکت‌ها می توانند کارآمد و متمرکز باقی بمانند. مولفه های ساختار سازمانی سلسله مراتب درون یک سازمان را ترسیم کرده و نقش ها، مسئولیت ها و خطوط فرمانی را که برای دستیابی به اهداف تجاری سازمان وجود دارد، توصیف می کند.
ماهیت ساختار سازمانی چیست؟
حال که یک تعریف اجمالی از موضوع در ذهنتان شکل گرفته به بررسی دو بخش “ساختار” و “سازمان” به‌طور جداگانه می‌پردازیم. “سازمان” از عناصر، روابط بین عناصر و کلیت تشکیل‌دهنده یک واحد تشکیل‌شده است. “ساختار” ترکیبی عالی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمان را تشکیل می‌دهد؛ بنابراین مفهوم ساختار می‌تواند برای بسیاری از موارد مانند سازمان استفاده شود. ساختارهای سازمانی با برقراری روابط شفاف بین بخش‌ها، وضوح، تمرکز و کارایی را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا بدانند به چه کسی و اهداف خود گزارش می‌دهند.
با تعریف بالا به دید بهتری راجع به متن پیش رو رسیده‌اید پس باید بدانید که ساختار سازمانی، چارچوب روابط شغل‌ها، سیستم‌ها، روند عملیاتی، افراد و گروه‌هایی است که برای رسیدن به اهداف خود تلاش می‌کنند. همچنین مجموعه روش‌هایی که وظیفه را به وظایف تعیین شده تقسیم کرده و آنها را هماهنگ می‌کند. این امر بر تمامی فعالیت‌های سازمانی تأثیر می‌گذارد.
برنامه ریزی ساختار سازمانی چیست؟
وجود مولفه های ساختار سازمانی به ایجاد یک زنجیره اقتدار شناخته شده کمک می‌کند و برنامه‌ریزی آن در رابطه با یک کسب‌وکار، نقشه‌ای را برای استخدام کارمندان و توسعه در آینده فراهم خواهد کرد. ایجاد عناوین شغلی و تعیین وظایف و مسئولیت‌های شغلی نشان‌دهنده جریانات طبیعی از وقایع پس از انتخاب مولفه های ساختار سازمانی توسط کسب‌وکارها می باشد.
در برنامه‌ریزی مولفه های ساختار سازمانی، سه اصل وجود دارد:
- روابط رسمی و گزارشگری را در سازمان تعیین می‌کند و تعداد سطوح و سلسله مراتب را نشان می‌دهد و دامنه کنترل مدیران را مشخص می‌کند.
- موقعیت افراد را تحت عنوان کار گروهی در یک واحد تعیین می‌کند و در کل سازمان واحدها را تقسیم می‌کند.
- مولفه های ساختار سازمانی شامل طراحی سیستم‌هایی است که به وسیله آن همه واحدها هماهنگ شده و رابطه مؤثر در سازمان تضمین می شود.
انواع ساختار سازمانی
نظریه‌پردازان در اکثر موارد دو نوع ساختار را در نظر می‌گیرند:
ساختار سازمانی فیزیکی
در این نوع ساختار به روابط بین عناصر فیزیکی سازمان‌ها به‌عنوان مثال ساختمان‌ها و مکان‌های جغرافیایی که در آنها کار انجام می‌شود، اشاره دارد.
ساختار سازمانی اجتماعی
ساختار اجتماعی به روابط بین عناصر اجتماعی به‌عنوان مثال افراد، موقعیت‌ها و واحدها اشاره دارد. این مدل انواع مختلفی دارد که ما در این مقاله به شرح هر یک از آنها می‌پردازیم.
ساختار سازمانی ساده
در این نوع ساختار مجموعه‌ای از روابط انعطاف‌پذیر وجود دارد و به دلیل اینکه تفکیک به‌طور محدودی صورت گرفته، پیچیدگی این ساختار نیز کم است. اعضای سازمان‌های با ساختار ساده می‌توانند چارت سازمانی را با تمرکز بر رهبران طراحی کنند و نیازی به رسمیت نیست. در نظر گرفتن وظایف یا دستور مدیریت با توافق متقابل انجام می‌شود و هماهنگی و نظارت مستقیم و غیررسمی است. در یک ساختار سازمانی ساده، اکثر سطوح میانی مدیریت حذف می‌شوند، بنابراین کارمندان در سطح کارکنان از مدیر بالاتر جدا نمی‌شوند. بدون فشارها یا نظارت سلسله مراتبی معمول به کارکنان مسئولیت و قدرت تصمیم گیری بیشتری داده می شود و اغلب می توانند بهره وری بیشتری داشته باشند. شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌های اولیه عمدتاً از این نوع ساختار استفاده می‌کنند، زیرا اغلب کارکنان و پروژه‌های کمتری برای مدیریت دارند. همچنین ممکن است از آن به عنوان یک “ساختار افقی” یاد شود.
ساختار سازمانی عملکردی
به‌طور معمول، ساختار سازمانی به‌عنوان ابزاری برای تأمین نیازهای روزافزون جداسازی استفاده می‌شود. این نوع ساختار، عملکردی خوانده می‌شود زیرا در این ساختار فعالیت‌ها بر اساس شباهت منطقی توابع کار، طبقه بندی می‌شوند. در ساختار عملکردی، کار مجدد در انجام فعالیت‌ها محدود است، درنتیجه این ساختار کارآمد خواهد بود. هدف این ساختار به حداکثر رساندن مقیاس تخصص است. در این نوع ساختار سازمانی، سازمان بر اساس نقش ها، مسئولیت ها یا تخصص ها به گروه های مختلفی تقسیم می شود. یک ساختار عملکردی می تواند مفید باشد زیرا بخش ها می توانند اعتماد کنند که کارکنانشان مهارت و تخصص لازم برای حمایت از اهداف خود را دارند.
ساختار سازمانی چند بخشی
در مسیر توسعه سازمانی، اگر ساختار عملکردی توسعه یابد، به‌عنوان ابزاری برای کاهش مسئولیت تصمیم‌گیری توسط مدیر ارشد، به ساختار چندبخشی تبدیل می‌شود. هر ساختار عملکردی وظیفه مدیریت عملکرد روزانه را بر عهده دارد. کارکنان مرکزی مسئول نظارت و مدیریت ارتباط سازمان با محیط و استراتژی هستند.
ساختار سازمانی ماتریسی
ساختار سازمانی ماتریسی شبیه به شبکه ای است که در آن کارکنان با مهارت های مشابه گروه بندی می شوند و به بیش از یک مدیر گزارش می دهند. این نوع ساختار سازمانی اغلب شامل یک مدیر عملکردی است که بر پروژه ها و پیشرفت آنها نظارت می کند و یک مدیر تولید که مسئول استراتژی و موفقیت شرکت در مورد ارائه محصول است. ساختار ماتریسی معمولاً توسط سازمان‌های بزرگ و چند ملیتی استفاده می‌شود و به اشتراک گذاشتن مهارت‌ها و دانش در بخش‌ها برای تکمیل اهداف را ترویج می‌کند.
ساختار سازمانی ترکیبی
در ساختار سازمانی ترکیبی، بخشی به یک نوع ساختار و بخش دیگر به نوع دیگری از ساختار اختصاص یافته است. دلیل تشکیل ساختارهای ترکیبی، ترکیب مزایای دو ساختار متفاوت توسط طراحان یا سازمان در حال تغییر است. از طرف دیگر ساختار ترکیبی سازمان را قادر می‌سازد که بهترین و قابل‌انعطاف‌ترین ساختار را انتخاب کنند.
ساختار سازمانی شبکه ای
در ساختار شبکه، مدیران یک سازمان روابط خود را با نهادهای داخلی و خارجی برای ارائه محصولات یا خدمات خود هماهنگ می کنند. به عنوان مثال، یک شرکت خرده فروشی بر فروش اقلام پوشاک تمرکز می کند اما طراحی و تولید این اقلام را با مشارکت سایر شرکت ها برون سپاری می کند. این ساختار بیشتر بر ارتباطات و روابط باز متمرکز است تا سلسله مراتب.
ساختار سازمانی بوروکراسی
به‌طورکلی تعیین معیار، شکل‌دهی، یکسان‌سازی روش‌های کار و یا به‌اصطلاح استانداردسازی، کلید مفهوم و پیدایش بوروکراسی ماشینی است. ویژگی‌های بوروکراسی ماشینی عبارت‌اند از:
- حجم بالای کارهای اجرایی یکنواخت و مداوم
- برخورد با مقررات منظم و رسمی
- حضور واحدهای جدا شده با وظایف طبقه‌بندی شده مشخص
- تمرکز قدرت و تصمیم‌گیری از طریق فرماندهی سلسله مراتب
- داشتن ساختار اداری کامل با تعیین مرز بین کارکنان
حالا با دانستن انواع مختلف ساختار سازمانی آیا می‌توانید بگویید بهترین ساختار کدام است؟
خیر این مسئله امکان‌پذیر نیست. ما هیچ ساختاری را نمی‌توانیم به‌عنوان بهترین نوع آن در نظر بگیریم زیرا ساختار هر شرکت به ماهیت و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، بستگی دارد.
مزایا و معایب ساختار سازمانی
در این قسمت به شرح مزایا و معایب ساختار سازمانی می‌پردازیم و با یک نگاه خیلی ساده می‌توانیم متوجه شویم که مزایا بر معایب غلبه می‌کنند.
مزایا: ایجاد ساختار می‌تواند برای شرکت‌ها بسیار مفید باشد. این ساختار نه تنها سلسله مراتب شرکت را تعریف می‌کند، بلکه به شرکت اجازه می‌دهد ساختار دستمزد کارمندان خود را تنظیم کند. با در نظر گرفتن انواع ساختار سازمانی، شرکت می‌تواند درجه‌ها و دامنه حقوق و دستمزد را برای هر موقعیت تعیین کرده و همچنین باعث کارایی عملیات می‌شود، تفکیک کارمندان و عملکردها در بخش‌های مختلف و در نهایت شرکت می‌تواند همزمان عملیات مختلفی را به‌صورت یکپارچه انجام دهد. علاوه بر این، ساختار مشخص، کارمندان را در مورد چگونگی انجام کارهایشان آگاه می‌کند.
معایب: از معایب آن می‌توان به خطوط مدیریت یک طرفه، افزایش دیوان‌سالاری، کندی ارتباطات و افزایش انعطاف‌ناپذیری و همچنین رشد بیش از حد پیچیده و چالش برانگیز برای مدیریت اشاره کرد. این معایب ممکن است همیشه در یک سازمان وجود نداشته باشد.
با دانستن مزایا و معایب ساختار سازمانی به سمت طراحی یکی ساختار مناسب برای سازمان خود می رویم.
فرآیند طراحی ساختار
زمانی که شما به‌طور کامل بدانید کسب‌وکارتان چیست و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید، نیازمندید که به طراحی ساختارسازمانی آن بپردازید. برای این کار باید فرآیندی را طی کنید که به‌صورت مرحله‌به‌مرحله برای شما شرح داده خواهد شد:
آینده را برنامه‌ریزی کنید.
برای چند سال آینده شرکتتان برنامه‌ریزی کنید، از خودتان بپرسید که هدف شما چیست و دوست دارید در کسب‌وکار تا به کجا پیش بروید.
گذشته را در نظر بگیرید.
مشکلتان درگذشته را حل کنید، به دنبال اختلافات بگردید و سعی کنید این اختلافات را از بین ببرید و اجازه ندهید به آینده منتقل شوند.
حالا ساختار خود را بسازید.
آگاهانه تصمیم بگیرد که می‌خواهید چه سازمانی داشته باشد، انواع آن را در نظر داشته باشید و بر اساس عملکرد، خدمات، مشتریان، کارآمدی و … یک نوع ساختار را انتخاب کنید.
نیروی انسانی موردنیاز خود را انتخاب کنید.
هر کارمند را متناسب با موقعیت موجود انتخاب کنید و از اینکه تناسب شغلی برقرار باشد حتماً اطمینان حاصل کنید. دقت کنید که سطح عملکرد مناسب، علاقه‌مندی به انجام کار و مهارت کافی حتماً در کارمندان وجود داشته باشد.
بین اختیارات و مسئولیت‌ها تعادل برقرار کنید.
اگر این تعادل برقرار نشود کارمندان به‌مرور زمان دچار ناامیدی می‌شوند و کم‌کم از کار می‌افتند.
اطلاعات و داده‌های کارمندان را به‌طور کامل داشته باشید.
معیارهای اصلی را در ساختار خود بگنجانید و اطلاعات کاملی از هر شخصی که می‌خواهید در هر پست قرار گیرد داشته باشید سپس این اطلاعات را با داده‌های جمع‌آوری‌شده از سمت کارمندان تطبیق دهید.
ارزیابی عملکرد کارکنان
عملکرد کارمندان خود را به‌طور مداوم بررسی و مدیریت کنید.
در طول سال به‌طور منظم کارمندان را خود را مدیریت کنید تا تعداد دفعات به‌روز رسانی کارمندان و استخدام کارمندان جدید کاهش یابد. برای اطلاع از نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به صفحه ارزیابی کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید.
به صورت سالانه ساختارسازمانی خود را مرور کنید.
این عمل به برنامه‌ریزی برای دوازده ماه آینده شرکت کمک می‌کند. ساختار سازمانی شما هیچ‌وقت نباید ثابت باشد و باید جنبه تکاملی داشته باشد. با نتیجه‌گیری از موارد بالا متوجه می‌شویم که داشتن ساختار برای هر شرکت و مجموعه‌ای ضروری است. حتی می‌تواند به بهتر شدن و عملکرد بهتر کارمندان و بخش‌های مختلف نیز کمک کند. امیدواریم که این مقاله توضیح کاملی از ساختار سازمانی، انواع، برنامه‌ریزی و اصول طراحی آن را به شما ارائه داده باشد.
آیا علاقمند شده اید که برای سازمان خود ساختاری در نظر بگیرید؟
بخش مشاوره کسب و کار و مشاوره سیستم سازی می تواند پاسخگوی سوالات شما باشد.
برگرفته از: indeed , هیئت تحرریه مدیرنو
کلیدواژه ها: مولفه های ساختار سازمانی, مزایا و معایب ساختار سازمانی, ساختار سازمانی هیبریدی, انواع ساختار سازمانی, ساختار سازمانی غیر منعطف