در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه آیا کسب و کار و سازمان شما نیاز به مدیریت پروژه دارد می‌پردازیم. تابه‌حال از ابزارهای بهره وری در کسب و کار استفاده کردید؟ همیشه چه مقدار زمان صرف می‌کنید تا ایمیل، دست‌نوشته، اسناد و مدارکتان را پیداکنید؟ آیا ابزار یا سیستمی برای پیدا کردن آنها در اختیاردارید؟ شاید علت حضور مدیر پروژه در سازمان‌ها همین عوامل باشند. کسی که وظیفه‌اش به مدیریت کردن این پروژه ها و وظایف اختصاص داده‌شده.
اما آیا می‌دانستید که با یک رویکرد درست، دیگر نیازی به مدیر پروژه نخواهید داشت؟ بهره وری بهینه خصوصاً در سازمان ها و کسب و کار های کوچک و متوسط، میتواند باعث تحریک همبستگی و همکاری تیم های کارآمد شود.
ضرورت مدیریت پروژه سازمان
آیا کسب و کار یا سازمان شما نیاز به مدیریت پروژه دارد؟
قطعاً در چنین عصری پر از نرم‌افزار و تکنولوژی، به یک طرح ارتباطی قوی مابین کلیه بخش‌های کاری یک پروژه نیاز دارید تا بتواند نیازهای شمارا برطرف کند.
در این مقاله خواهید خواند:
- اجتناب از تعیین و انتخاب یک مدیر پروژه
- تعریف دقیق از هدف و انگیزه‌ای روشن
- اختصاص دادن نقش‌های خاص
- درک روند کارها از نقشی به نقش دیگر
- اجتناب از آموزش‌های تکراری
- جلسات درخواست کمک برگزارکنید
- بازخوردهای دیگران را جمع‌آوری کنید
بامطالعه موارد زیر به همکاری بهتر و بهره وری بیشتر در کسب و کار و سازمان دست می یابید:
۱- اجتناب از تعیین و انتخاب یک مدیر پروژه
در کسب و کارهای کوچک استفاده از یک ابزار بهره وری ، به‌جای یک مدیر پروژه می تواند خیلی مؤثرتر بوده و کمک بیشتری به تیم نماید.
امروزه در محیط و جوامع کاری، مدیر های پروژه باید یک مسئولیت مشترک داشته باشند. نیازی به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه پیچیده و استخدام یک شخص فقط برای مدیریت کردن آن نیست. این کار نه تنها سرعت کسب و کار را کُند خواهد کرد و هزینه زیادی در بر خواهد داشت، بلکه کاری بیهوده است.
ما پیشنهاد می‌کنیم تا یک نرم‌افزار یا اپلیکیشن بهره وری خودکار را بکار ببرید که از حواس‌پرتی‌ها و تلاش‌های مکرر و اضافه شما جلوگیری خواهد کرد. این دقیقاً چیزی ست که ۵۱% مردم از این نرم‌افزارها انتظار دارند تا برایشان انجام دهد.
برای مثال نرم‌افزاری کارآمد و خوب هست که هر یک از اعضا بتواند وظایف خود را انجام داده و به طور همزمان امکان نظارت و رصد بر روی پروژه‌های مختلف وجود داشته باشد.
۲- تعریف دقیق از هدف و انگیزه‌ای روشن
با خودتان روراست باشید. تابه‌حال پیش‌آمده که در اواسط یک کار، از خودتان بپرسید: “چرا دارم این کار را انجام می‌دهم؟”
این سؤال را در ابتدای شروع هر پروژه‌ای باید به آن پاسخ بدهید. هدف آن چیست؟ چرا آن برای ما و مشتری مهم است؟ و چه چیزی از آن ما را به هیجان می‌آورد؟
ترسیم هدف و انگیزه یک پروژه میتواند تیم شمارا در سرتاسر فرآیند پروژه درگیرکند. کارمندانی که درگیر پروژه نمی‌شوند، باعث اختلال در بهره وری خواهند شد. و این دقیقاً همان دلیلیست که شما نه تنها باید تصویر روشنی از اهداف پروژه به آنها بدهید، بلکه باید برای حفظ بقا و پایداری پروژه‌تان در تمامی مراحل، آنها را مطلع نمایید.
تمامی اعضای تیمِ باید هدف واقعی پروژه را بدانند. و بتوانند اطلاعات را درجایی نگهداری کنند تا هر زمان که دچار سردرگمی و یا انحراف از مسیر شدند، به آن مراجعه کرده و اهداف کارشان را به یادآورند.
۳- اختصاص دادن نقش‌های خاص
درحالی‌که حذف مدیر پروژه میتواند به بهره وری تیم کسب و کار شما کمک کند، اما هنوز کار سختی در پیش دارید تا مطمئن شوید که همه اعضا متوجه شوند که دقیقاً نقششان در این بازی چیست؟
زمانی که سازمان ها تعریف روشنی از نقش‌ها نداشته باشند، یک ضربه بزرگ به بهره وری کسب و کار وارد خواهد شد. با توجه به نتایج به‌دست‌آمده از سایت Gallup تنها ۵۰% از کارمندان می‌دانند که دقیقاً از آنها چه انتظاراتی در محل کاردارند، و از آن ۵۰%، فقط ۴% از آنها احساس می‌کنند که درگیر کار شدند.
الان می‌دانیم که تیمی که درگیر نباشد، بهره وری کسب و کار و سازمان را کاهش می‌دهد. پس برای اجتناب از آن، قبل از اینکه تیمتان پروژه را شروع کند، هیچ شخصی نباید قبل از رفع تمام ابهام‌های مربوط به پروژه اتاق را ترک کند.
خیلی سودمند هست که قبل از شروع پروژه بر تمام نقش‌های گروه احاطه داشته باشیم، این که مطمئن شویم هیچ همپوشانی یا تلاش اضافی انجام نمی‌دهیم. این هم قسمتی از حذف ضایعات کاری مدیریت پروژه میباشد که قبلاً در رابطه با آن صحبت کردیم. تمام تلاشمان اینست هرگونه عملکرد غیرضروری که مانع تمرکز تیم می‌شود را حذف کنیم.
همان‌طور که داشتن یک نرم‌افزار خودکار اجزای پیشرفت یک پروژه را سازماندهی می‌کند، شفاف‌سازی نقش‌ها هم تیم شمارا مانند یک ماشینی که روغن‌کاری شده نگه می‌دارد.
۴- درک روند کارها از نقشی به نقش دیگر
نه تنها تعیین نقش‌ها امری ضروریست بلکه به همان اندازه درک گام بعدی، بعد از هر وظیفه‌ای که به اتمام می‌رسد هم مهم است.
به نظر من، گردش یک پروژه مانند گردش تیمی در بازی بیسبال میباشد. همه بازیکنان بانظم خاصی در کنار هم ایستاده‌اند و هرکدام به‌نوبت نقش خود را ایفا می‌کنند. حالا تصورکنید بازی بدون هیچ برنامه‌ریزی از پیش تعیین‌شده شروع شود، در آن صورت بازی بعد از دقایقی به دلیل اینکه نمی‌دانند ضربه بعدی را چه کسی باید بزند. متوقف می‌شود! و یا شاید خیلی اتفاقات دیگر پیش بیاید.
در این صورت تمام تیم میتواند در کنار زمین منتظر کسی بمانند که بیاید و به توپ ضربه بزند. یا از بیرون زمین بیاید و برای تیم تصمیم بگیرد. و یا حتی شاید به دلیل انتخاب اینکه چه فردی به توپ ضربه بزند، ضرب و شتم صورت بگیرد. درهرصورت این مثال تصویر روشنی از کسب و کار و یا پروژه تعریف‌شده شما ر ارائه نشان داده که در انتها هیچ خروجی‌ای نمی‌دهد.
کاربرد اتوماسیون
پس به همین دلیل می‌توانیم به اهمیت گردش کار و توالی مراحل آن پی ببریم. این‌گونه فرآیندها گاهی اوقات میتواند خسته‌کننده شود. در آن صورت است که به‌وسیله اتوماسیون می‌توانیم بهره وری سازمان را افزایش دهیم. در حقیقت، ۵۵% از کارمندان از اجرای اتوماسیون در محیط کارشان استقبال می‌کنند. با این کار دیگر نیازی نیست تا زمان زیادی را برای آن کار و مراحل بعدی آن در نظر بگیریم، و می‌توان به‌صورت دنباله‌دار وظایف را پیاده‌سازی کرد.
این روش به شما کمک می‌کند تا به‌وسیله اختصاص دادن زمان تحویل، همه امور رأس ساعت انجام گیرد. و این میتواند برای روحیه افراد هم مؤثرباشد چون ۳۷% کارمندان هنگام رسیدن به زمان تحویل، با بالاترین بهره وری مواجه می‌شوند.
۵- اجتناب از آموزش‌های تکراری
اما نکته مهم دیگری که در رابطه با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد اینست که آنها به تیم شما احتیاج دارند تا فناوری‌های روز را بیاموزند، چون بیشترشان برای انجام دادن کارهای یکسان ساخته‌شده‌اند. از طرفی به یادآوردن کلیه اطلاعاتی که در این نرم‌افزارها وجوددارد، کار بسیار سختی میباشد. و زمان بسیار زیادی می‌برد تا بخواهید کارتان را انجام دهید.
۶- جلسات درخواست کمک برگزارکنید
گاهی اوقات ما چنان در وظایفمان غرق می‌شویم که فراموش می‌کنیم که می‌توانیم از دیگران در انجام برخی امور کمک بگیریم. به‌علاوه زمانی که تیم باهم سازگار هستند، بیشتر این احتمال وجوددارد تا از کمک‌های داوطلبانه رهبران خود استفاده کنند.
۷- بازخوردهای دیگران را جمع‌آوری کنید
قطعاً تیم شما نیاز دارد تا از دیگران کمک بگیرد و منابعی در دست داشته باشد. اما باید بدانید که چگونه این کار را انجام دهید.
پیش‌ازاین اشاره کردیم که شاید گاهی اوقات پروژه شما از روی برنامه جلو نرود. و به نظر من این مشکل میتواند به دلیل فقدان ارتباط و بازخورد دوطرفه با دیگر کارمندان باشد. در طول جلساتتان با دیگر اعضا، می‌توانید در رابطه با روند کلی پروژه گفت‌وگوکنید. از آنها بخواهید تا نظرات خودشان را اعلام کنند و در رابطه با چگونگی روند کلی آن باهم بحث کنید. می‌توانید از این قبیل پرسش‌ها استفاده کنید: آیا این ابزارها درست‌کار می‌کنند؟ آیا شما گزینه انتخابی بهتری دارید؟ آیا کسی ایده جدیدی دارد؟
اختصاص دادن یک زمان خاص به جهت تبادل‌نظر و گرفتن بازخورد از دیگر کارمندان میتواند مانع از بروز برخی مشکلات و یا حتی درگیری‌هایی که شاید در طول پروژه پیش بیاید، شود. تحقیقات انجام شده در آلمان نشان می‌دهد تیم‌هایی که بازخوردهای مؤثر بیشتری می‌گیرند. تا سه برابر بیشتر از دیگر تیم‌ها درگیر کار می‌شوند و بهره وری بیشتری دارند.
باکار گروهی می‌توانید به‌کار رؤیایی تان برسید.
شاید به نظر برسد که ما از شما می‌خواهیم تا همه این امور را به‌یک‌باره انجام دهید. اما شما می‌توانید کلیه این موارد را قبل از شروع پروژه‌تان برنامه‌ریزی کرده و انجام دهید.
پیشنهاد مطالعه: