در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه مدیریت عملکرد کارکنان چه مزایایی برای سازمان شما دارد می‌پردازیم. بسیاری از نویسندگان و مشاوران از مدیریت عملکرد به‌عنوان جایگزین سیستم ارزیابی سنتی استفاده می‌کنند. اما از این روش به‌طور گسترده‌تر می‌توان در سازمان‌ها استفاده کرد.
مزایای مدیریت عملکرد در سازمان
مدیریت عملکرد “ایجاد یا تنظیم محیط کاری به‌گونه‌ای است که افراد قادر به ارائه بهترین عملکرد خود باشند”. کار سیستم مدیریت عملکرد با تعریف شغل شروع‌شده و هنگامی‌که کارمند سازمان را ترک می‌کند، پایان می‌یابد. مدیریت عملکرد تعامل مدیران و کارمندان را در تمام مراحل و قدم‌ها تعریف کرده و باعث می‌شود تمامی تعاملات با کارمندان به یک فرصت برای یادگیری تبدیل شود.
مدیریت عملکرد جلسه ارزیابی سالانه نیست. این اصول نه برای ارزیابی ایجادشده و نه یک سیستم ارزیابی است، همچنین یک فرم یا یک ابزار اندازه‌گیری نیست، اگرچه ممکن است خیلی از سازمان‌ها از فرم‌ها و ابزارهای مختلف برای ردیابی اهداف و پیشرفت‌ها استفاده کنند، اما اینها تنها بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد هستند.
“اگر علاقه‌مند به پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود هستید با ادامه مقاله همراه ما باشید.”
اجزای سیستم مدیریت عملکرد
یک سیستم مدیریت عملکرد ممکن است شامل تمام اجزای زیر باشد، اما درنهایت سیستم کلی اهمیت دارد و نه اجزا.
یک سیستم مدیریت عملکرد شامل اقدامات زیر می‌باشد
- ایجاد یک شرح شغل مشخص با استفاده از برنامه استخدام کارکنان که تیم انتخاب‌کننده و روند انتخاب را مشخص می‌کند.
- بررسی و مشخص کردن درخواست‌های استخدامی بالقوه و انتخاب شایسته‌ترین ها برای شرکت در مصاحبه.
- انجام مصاحبه‌ها و محدود کردن کاندیداها.
- برگزاری جلسات متعدد دیگر در صورت نیاز جهت شناخت نقاط قوت، ضعف‌ها و توانایی‌های کاندیداها برای انجام انتخاب بهتر و مناسب‌تر با توجه به نیاز سازمان.
با استفاده از یک فرایند شناسایی کارآمد برای شناسایی مناسب‌ترین کاندیدا که بیشترین تناسب فرهنگی و شغلی را با نیاز سازمان دارد، افراد شایسته انتخاب می‌شوند. - با کاندیدای انتخاب‌شده در مورد کار، شرایط و ضوابط شامل حقوق و مزایا، زمان پرداخت‌ها و سایر مزایا مذاکره و صحبت کنید.
- کارمند جدید را به سازمان معرفی کنید.
- یک راهنما و جهت‌گیری کارآمد از طریق تعیین یک مربی فراهم آورده و کارمند جدید را بافرهنگ سازمان یکپارچه کنید.
- شرایط و استانداردهای عملکردی مبتنی بر اجرا و دستاوردها را بین کارمند و مدیر جدیدش مورد مذاکره قرار دهید.
- آموزش‌های موردنیاز را در صورت لزوم ارائه دهید.
- آموزش‌های حین کار و بازخورد به عملکرد افراد را مشخص کنید.
- سیستم پاداش و تشویق مؤثر برای افزایش مشارکت کارکنان طراحی کنید.
- امکان توسعه فردی و شغلی را از طریق فعالیت‌های جانبی و یا مأموریت و انتقال برای کارمندان فراهم کنید.
- مصاحبه خروجی جهت درک علت ترک شغل کارکنان باارزش از سازمان را طراحی کنید.
مدیریت عملکرد چیست؟
هر کسب‌وکاری ابزارهای ارزیابی عملکرد مربوط به خود را دارد مانند تعداد فروش، بازاریابی و رهبری، شبکه‌های اجتماعی و … . بهترین راه این است که وضع موجود خود را با وضع مطلوب مقایسه کنید. برای کارکنان نیز به همین منوال است. یک برنامه مدیریت عملکرد به کارکنان و مدیران کمک می‌کند که انتظارات، اهداف و پیشرفت حرفه‌ای خود را به‌طور واضح دنبال و تأثیرشان را بر چشم‌انداز سازمان مشاهده کنند.
امروزه سازمان‌های پیشرو به اندازه گیری و بهبود عملکرد و بهره‌وری کارکنان خود بیشتر از هر زمان دیگر اهمیت می‌دهند. مدیریت عملکرد ابتکار بزرگ صنعت برای درک و تعیین میزان چگونگی انجام و عملکرد کارکنان و میزان کارایی آنها در سازمان می‌باشد.
مدیریت عملکرد با مجموعه‌ای از اهداف هم‌راستای قابل‌اندازه‌گیری برآورد می‌شود. همچنین بر یادگیری، توسعه و ارتقا به سطح بالای عملکرد در کار تأکید دارد. هر کارمند باید انگیزه‌ای برای بهبود مهارت، شایستگی‌ها و توسعه نتایج و عملکرد خود داشته باشد. نکته‌ای که بیشتر مدیران از آن غافل‌اند، ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد به آنها است. ارزیابی در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف با روش‌های گوناگونی صورت می‌گیرد.
نحوه ارزیابی عملکرد
برای کسب اطلاع بیشتر از نحوه ارزیابی سازمان و ارزیابی عملکرد کارکنان به صفحات لینک شده مراجعه فرمایید.
چرا مدیریت عملکرد باید یک اولویت باشد؟
تمرکز مدیریت عملکرد بر روی بازبینی‌های مداوم به‌جای ارزیابی‌های سالانه می‌باشد. پیاده‌سازی و اجرای متناوب جلسات، تضمین‌کننده‌ی ترغیب برای پیشرفت به‌جای جلسات دوره‌ای سالانه و فشارهای لحظه‌ای جهت رسیدن به اهداف می‌باشد. مدیریت عملکرد اگر به‌درستی پیاده‌سازی شده باشد، می‌تواند نتایج بسیار مثبتی در افزایش نرخ عملکرد کارکنان داشته باشد.
مزیت‌های مدیریت عملکرد برای کارکنان، مدیران و سازمان
۱- ارتقای ارتباطات
ارتباط مؤثر و مداوم در راستای اهداف شرکت بین کارمندان و مدیران ایجاد می‌شود.
۲-قوانین تنظیم‌شده
کارکنان و مدیران قوانین و مقررات مربوط به ارزیابی عملکرد را بهتر درک می‌کنند.
۳-کاهش استرس
کارکنان استرسی جهت تأثیر گذاری بر روی مدیران در هنگام انجام وظایف خود و مدیران نگرانی از بابت تذکر به کارمندان به هنگام عدم انجام وظایف محوله ندارند.
۴-هماهنگ کردن فعالیت‌ها با اهداف شرکت
بدون تأکید بر اهداف و فعالیت‌های استراتژیک، تعیین پیشرفت مطابق با اهداف سازمان برای مدیران ممکن نمی‌باشد. هماهنگی فعالیت‌های روزانه و پروژه‌ها با اهداف سازمان نیاز به تعریف درست فعالیت‌ها برای ایجاد زمینه تعالی سازمان را دارد.
کارکنان باید درک درستی از انتظارات سازمان از آنها و چگونگی تأثیر عملکرد و دستاوردهایشان در اهداف سازمان داشته باشند. انتظارات عملکردی باید فراتر از توصیف شغلی باشد و طیفی از نتایج مورد انتظار را شامل می‌شود:
- کار باید چه کالا و خدماتی تولید کند؟
- چه تأثیری باید بر روی سازمان داشته باشد؟
- کارکنان چگونه باید با مشتریان، همکاران، مدیران و سرپرستان رفتار کنند؟
- چه ارزش‌های سازمانی را باید ثابت کنند؟
- چه فرآیند و روش‌هایی را باید به‌کار ببرد؟
در ادامه چند روش برای اطمینان از مؤثر بودن فرآیند مدیریت عملکرد اشاره می‌شود:
۱- ایجاد اهداف و انتظارات مبتنی بر عملکرد قابل اندازه گیری
کارکنان باید درک کنند که هر موفقیت در هدف چه طور اندازه‌گیری می‌شود. انتظارات معمولاً در دو دسته تقسیم‌بندی می‌شود:
- نتایج: کالا و خدمات تولیدشده توسط کارکنان معمولاً با اهداف و استانداردها اندازه‌گیری می‌شود.
- اقدامات و رفتارها: روش‌هایی برای ایجاد یک محصول یا خدمت، و رفتارها و ارزش‌های نشان داده‌شده در طی فرآیند. این اقدامات و رفتارها از طریق عملکرد اندازه‌گیری می‌شوند.
۲- تعریف برنامه های توسعه فردی
مدیران و کارکنان باید برای ایجاد برنامه‌های توسعه‌ای باهم همکاری کنند. تمرکز این برنامه‌ها در جهت تسلط بهتر بر کار بوده یا فراتر از توسعه مهارت‌های حرفه‌ای کارکنان عمل می‌کند. کارکنان باید بگویند چه چیزهای جدیدی یاد گرفته اند و از آنها چگونه می‌توانند در راستای اهداف و منفعت سازمان استفاده کنند.
۳- جلسات و ملاقات‌های منظم برای بحث و صحبت در مورد پیشرفت کلی سازمان و شناسایی موانع بالقوه
به‌جای انتظار برای بررسی‌های سالانه، مدیران و کارکنان باید در طول سال به‌طور مستمر و فعال جهت دستیابی به اهداف کلی سازمان در ارتباط باشند.
منبع: businessnewsdaily