گام های مهندسی مجدد فرآیند های رقابتی

گام های مهندسی مجدد فرآیند ها با مهندسی مجدد در ایران رقابتی تر عمل کنید

در این مقاله از مدیرنو؛ به گام های مهندسی مجدد فرآیند در سازمان و کسب و کار ها می‌پردازیم. با مهندسی مجدد فرآیند ها در سازمان و کسب و کار خود در ایران رقابتی تر عمل کنید. این امر کمک می‌کند تا با استفاده از فرآیندهای جدید هزینه‌ها را کاهش و بهره وری کسب و کارتان را افزایش دهید. هدف از سری مقالاتی که در حوزه مهندسی مجدد (reengineering) ارائه می‌شود، بازبینی و ویرایش مجدد فعالیت‌های مجموعه شماست.

 

گام های مهندسی مجدد فرآیند های رقابتی در سازمان

قبل از شروع فرآیند مهندسی مجدد سازمان و کسب و کار برای رقابتی شدن در ایران ، ذکر این نکته حائز اهمیت است. که تشخیص درست فعالیت‌های موردنیاز مهندسی مجدد، اولین و مهم‌ترین گام این فرآیند است. چرا؟ چون مهندسی مجدد نیز همچون همه ابزارهای بهینه سازی در صورت اجرای نادرست دارای معایبی است. همین امر سنجش ریزبینانه در تصمیم گیری را حیاتی خواهد نمود.

یکی از بارزترین عوارض جانبی که باعث می‌شود تا کسب و کارها نیازمند مهندسی مجدد باشند کاهش روحیه کارکنان سازمان است. این‌که چرا روحیه کارکنان دچار افت می‌شود و مدیران باید به آن توجه ویژه داشته باشند، به تغییراتی برمی‌گردد که در زندگی همه مردم وجود دارد و بسیاری از آنها نمی‌توانند خود را با این تغییرات هماهنگ کنند.

به یاد داشته باشید قبل از تصمیم گیری برای انجام هر فعالیت، باید جنبه‌های مختلف آن را مدنظر داشته باشید.

در ادامه این سری از مقالات به مباحثی درزمینه ذیل خواهیم پرداخت:

  1. تاریخچه مهندسی مجدد در کسب و کار
  2. فرآیندهای پیاده‌سازی مهندسی مجدد در سازمان
  3. موفقیت‌ها و شکست‌ها در مهندسی مجدد و راه‌های بهینه سازی آن
  4. نمونهو مثال از مهندسی مجدد موفق در شرکت‌های مشهور دنیا

 

۱- تاریخچه مهندسی مجدد در کسب و کار

برای آشنایی بیشتر اشاره‌ای به واژه انگلیسی  business process reengineering خواهیم داشت. که مخفف آن در مجامع علمی به‌صورت BPR منتشر می‌شود. معنی لغوی مهندسی مجدد، بررسی و تغییر فرآیندهای کاری و تلاش برای بهینه سازی آنهاست.

حدود سال ۱۹۹۰ میلادی دو شخص به نام‌های میشل هامر (Michael Hammer) و جیمز چامپی، کتابی را تحت عنوان “مهندسی مجدد شرکت” منتشر نمودند. که در آن اظهار داشتند که تنها راه اصلاح هزینه‌ها و افزایش کیفیت سرویس‌های ارائه‌شده، طراحی و سازماندهی مجدد فرآیندهای کسب و کار است. ماهیت کلام آنها در کتاب فوق چنین است که کلیه تغییرات مدنظر (کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری) برآیند ورود تکنولوژی اطلاعات و فرآیندهای مرتبط با آن در کسب و کار است.

هامر و چامپی معتقد بودند که سازمان‌های بزرگ حول محور اهداف، مردم (مصرف کنندگان و کارکنان) و تکنولوژی ساخته می‌شوند که همین امر تأثیر مستقیمی بر روندهای کاری آنان دارد.

آنها چنین بیان کردند که ۷ مرحله برای کمک به ساده سازی مراحل کاری، بهبود کیفیت، مدیریت زمان و هزینه‌ها در مهندسی مجدد سازمان وجود دارد.

آنها ۷ مرحله ذیل را در کتاب خود به‌تفصیل توضیح دادند:

  1. سازماندهی سازمان بر اساس نتایج نه بر اساس وظایف
  2. شناسایی کلیه فرآیندهای سازمان و اولویت بندی آنان جهت طراحی مجدد
  3. ادغام پروسه پردازش و تولید اطلاعات
  4. تجمیع و تمرکز منابع سازمان که به‌صورت جغرافیایی پراکنده هستند.
  5. برقراری ارتباط بین فعالیت‌های موازی و هم راستا در پروسه‌های کاری، به‌جای ادغام نتایج امور مرتبط باهم.
  6. محول کردن فرآیندهای تصمیم گیری به مراکزی که کارها را انجام می‌دهند و اکتفا به نظارت بر فرآیندها
  7. جمع آوری اطلاعات از منابع اصلی و معتبر در سازمان

این فرآیندها به زبان ساده یعنی:

برای اجرای بهینه و مطلوب مهندسی مجدد در سازمان ، باید به‌تمامی فرآیندهایی که منجر به اهدافی یکسان می‌شوند، دقت کنید. به دلیل اینکه این امکان وجود دارد که پس از اجرای مهندسی مجدد در سازمان و کسب و کار خودتان، چندین شغل یا فعالیت باهم ادغام‌شده و تبدیل به فعالیتی واحد می‌شوند. از طرفی، پروسه‌های کاری موازی که منجر به خروجی‌های یکسان و واحد می‌شوند، باید باهم ادغام شوند. (در حالت سنتی تنها نتایج چنین اموری باهم ادغام می‌شوند)

در پایان بررسی تمامی منابع، مکان‌ها و فرآیندهایی که در آنها کار واقعی یعنی (هر عملی که در جهت دستیابی به اهداف سازمان صورت می‌پذیرد) شکل می‌گیرند، جزء پارامترهای ضروری و حیاتی مهندسی مجدد است.

برای حصول کارآمدترین فرآیند مهندسی مجدد باید قدرت و اختیار تصمیم گیری‌های روتین را به اعضا و همکاران در فرآیندها واگذار نموده و تا جایی که امکان دارد کنترل و بررسی‌های زائد از سیستم حذف شوند. به‌جای اینکه ابزارها و فرآیندهای زیادی برای ثبت و ذخیره اطلاعات از منابع مختلف مربوط به فرآیندهای کاری داشته باشید، منابع واحدی به همراه فرآیندهای مرتبط ایجاد کنید که تمام اطلاعات موردنیاز شمارا با بالاترین دقت و پایین‌ترین فراوانی در اختیارتان قرار دهد.

 

حال به اصلی‌ترین سؤال در این مقاله رسیده‌ایم:

پیاده سازی فرآیند مهندسی مجدد در سازمان و کسب و کار

در ادامه مراحلی جهت پیاده سازی اصول اساسی رضایت مشتریان، کاهش هزینه‌های تجاری و همچنین افزایش بهره وری و کارایی بیان‌شده.

۱- اهداف و چشم انداز کسب و کار

سنگ بنای شروع مهندسی مجدد در سازمان و کسب و کار تعیین اهداف شفاف و قابل اندازه گیری است. تعیین اینکه هدف ما کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت محصولات یا خدمات یا افزایش بهره‌وری و کارایی سیستم است، باعث می‌شود تا چارچوب‌های موردنیاز جهت دستیابی به اهداف در ابتدای فرآیند مشخص شود. همه دستاوردهای مالی سازمان از تعیین رسالت و چشم انداز (mission & vision) آن حاصل می‌شود. برای آشنایی بیشتر مقاله “ چگونه یک بیانیه مأموریت و چشم‌انداز قانع‌کننده بنویسیم؟ ” از مدیرنو را بخوانید.

 

۲- شناسایی و ادغام فرآیندها

زمانی که هدفی در ذهن ما به‌صورت شفاف و روشن وجود دارد، تمامی فرآیندها جهت دستیابی به هدف مورد نظر نیازمند شناسایی، مطالعه و بررسی هستند که یا باید ادغام و یا بهینه و یا رها شوند. دراین‌بین آن دسته از فعالیت‌هایی که تأثیر مستقیمی بر روی خروجی سازمان و یا در راستای رسالت (مأموریت سازمان) هستند، باید در لیستی جداگانه و اصطلاحاً لیست قرمز قرار گیرند. دقیقاً تفاوت بین یک مهندسی مجدد موفق یا شکست خورده در همین شناسایی دقیق فرآیندهای حیاتی است.

 

۳- درک و بررسی فرآیندهای حیاتی کسب و کار

زمانی که لیستی از فعالیت‌های حیاتی در دست داریم، شناسایی وضعیت حال حاضر این فعالیت‌ها ضروری است. اینکه آیا زمان به‌مراتب بالاتری نسبت به چارچوب‌های استاندارد به خود اختصاص می‌دهند؟ آیا کیفیت خروجی این فعالیت‌ها مطابق با استانداردها و معیارهای سازمان است؟ به‌هرحال هدف در این مرحله بررسی و مقایسه این فعالیت‌ها با استانداردهای صنعت یا محصولات و خدمات رقبای حال حاضر است. تا بتوانیم به این نتیجه برسیم که خروجی سازمان از چه سطح کیفیتی برخوردار است.

 

۴- سیستم‌های اطلاعات و فناوری کسب و کار

یکی از الزامات توانمندسازی مهندسی مجدد وجود سیستم‌های کارآمد مرتبط با تکنولوژی (IT) در سازمان و کسب و کار است. بدون داشتن چنین سیستمی در چرخه کسب و کار بررسی و کنترل عوامل مؤثر بر تغییرات، غیرممکن است. قبل از اینکه فعالیت‌های مرتبط با مهندسی مجدد را بررسی و اجرا کنید. باید گلوگاه‌ها، شرایط و مکان‌هایی که در فرآیند تغییر از موضع تدافعی برخورد نمایید. با تغییرات مقابله می‌کنند را مشخص کنید تا بتوانید نسبت به خنثی سازی و رفع این مقاومت‌ها اقدامات پیشگیرانه‌ای را اجرا کنید.

 

۵- طراحی، ساخت و تست نمونه‌های اولیه مهندسی مجدد

قبل از اینکه با سرمایه گذاری هنگفت اقدام به تولید و عرضه محصولات و راه اندازی کسب و کار خود نماییم. سپس با اشتباهات و ایرادات آن مواجه شده و یا با عدم پذیرش خریداران مواجه شویم. پیشنهاد می‌شود، نمونه‌هایی از محصولات و خدمات خود را به‌عنوان “نمونه‌های اولیه” منتشر نماییم.

شکست در مراحل تست یک محصول یا خدمت باعث جلوگیری از خسارات جبران ناپذیر در حجم بزرگ می‌شود. (متأسفانه به چه دلیل مدیران ما اقدام به تست محصول قبل از ارائه آن نمی‌کنند، جای بسی تفکر و تعمق دارد)

در بیشتر مواقع علت اصلی شکست پروژه‌های مهندسی مجدد، عوامل گوناگون و پراکنده نیست. بلکه اصلی‌ترین عامل عدم شناسایی و پذیرش محدودیت‌های محصول در مرحله تست آنست. از طرفی عوامل دیگری که باید در فرآیندهای مهندسی مجدد مورد بررسی و توجه قرار گیرند. نگرش مدیریت نسبت به راه‌های جدید و نگرش کارمندان نسبت به تغییرات است.

 

۶- تطبیق و به‌روزرسانی کسب و کار با تغییرات مهندسی مجدد

مدیریت تغییرات به وجود آمده در کسب و کار، گام نهایی در اجرای یک فرآیند موفق مهندسی مجدد است. به‌روزرسانی اسناد، ساختار سازمانی، مدل مدیریتی یا سبک رهبری و همچنین به‌روزرسانی سطوح قدرت در کسب و کار و خروج از سردرگمی‌های تغییر به سمت روش‌های جدید ارائه کار، در این فرآیند حائز اهمیت هست. باید به خاطر داشت که این تغییرات به‌صورت آرام‌آرام در کسب و کار ما پیاده سازی و اجرا می‌شوند.

مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار ، تغییراتی بنیادی در روش‌ها و راهکارهای دستیابی به نتایج است که تنها یک‌بار می‌توانید آن را به اجرا درآورید. یعنی درصورتی‌که در فاز اول یک تغییر اشتباه کنید و شکست بخورید، نمی‌توانید مجدداً برای بار دوم همان تغییرات را با چارچوب‌های موردنظرتان به اتمام رسانید.

ریسک بالایی که در چنین اشتباهاتی گریبان گیر کسب و کارتان می‌شود، منجر به هدر رفتن سرمایه گذاری‌تان و بی‌انگیزگی و عدم اطمینان کارکنان نسبت به تغییرات خواهد بود.

ادامه دارد…

منبع: مدیرنو +

مهندسی مجدد در ایران , مهندسی مجدد , مثال برای مهندسی مجدد , تاریخچه مهندسی مجدد در ایران , گام های مهندسی مجدد , مهندسی مجدد سازمان , مهندسی مجدد کسب و کار , مهندسی مجدد در سازمان , مهندسی مجدد در کسب و کار

استراتژی مدیریت فروش

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به کشف مهم‌ترین استراتژی‌های مدیریت…

بازاریابی پیشرو

در این مقاله به ۵ قانون طلایی که در بازاریابی…

بازاریابی حرفه‌ ای

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به دانستنی‌های جالب از…

بازاریابی و فروش استارتاپ ها

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به ۹ نکته مهم…

ژئومارکتینگ یا بازاریابی مکان محور

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه ژئومارکتینگ یا…