برنامه و استراتژی سازمان

برنامه های عملی موفق در اجرای استراتژی های سازمان برنامه و استراتژی سازمان

در این مقاله از مدیرنو؛ به برنامه عملی موفق در اجرای استراتژی سازمان می‌پردازیم. اجرای موفق استراتژی، فقط از طریق تبدیل برنامه استراتژیک به برنامه عملی که در سطح واحدهای سازمان اجرا می‌شوند، امکان‌پذیر میباشد. این برنامه عملی باید اهداف کلیدی استراتژی سازمان را از طریق ارائه گام‌های عملی هدایت نموده و پیشرفت آن‌ها را در طول زمان اندازه‌گیری کنند.

 

برنامه های عملی موفق در اجرای استراتژی های سازمان

شما به‌عنوان مدیر در طول اجرای استراتژی سازمانی باید اطمینان یابید که افراد، منابع موردنیاز خود را در اختیاردارند و همه‌چیز مطابق برنامه پیش می‌رود. یک برنامه‌ عملی ، نقطه‌ی تلاقی برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی است. همچنین مرحله‌ایست که مدیران میانی می‌توانند سهم مهم و چشمگیری در موفقیت سازمان داشته باشند.

برای آشنایی بیشتر با مفهوم استراتژی‌های سازمانی، می‌توانید مقاله “استراتژی چه نقشی در سازمان دارد؟” از مدیرنو را مطالعه نمایید.  در این مقاله، فرایند برنامه ریزی عملی به چند گام کلیدی تقسیم‌شده  و در ادامه هرکدام از این گام‌ها را بررسی می‌کنیم. شما می‌توانید آنرا به‌عنوان برنامه‌ عملی خود بکار ببرید.

 

از برنامه‌ استراتژیک تا برنامه‌ های عملی واحد سازمان

برنامه عملی برای اجرای استراتژی سازمان ، سندیست که با اهداف استراتژیک شروع‌شده و تمام گام‌های موردنیاز برای رسیدن به آن اهداف را شناسایی می‌کند.

به‌عنوان‌مثال به‌منظور نیل به هدف “متمایز کردن بیشتر”، تولیدات جدید شرکت را به‌گونه‌ای طراحی کنید که این امکان را به تولیدکننده‌ها و فروشنده‌ها بدهد که طبق سفارش مشتری، محصول را ساخته و به‌سرعت تحویل مشتریان دهند. گرچه هر واحد شرکت باید به این استراتژی از طریق برنامه اجرایی مشخص کمک کند، اما سه واحد بیشتر از واحدهای دیگر تحت تأثیر این استراتژی خاص قرار خواهند گرفت:

  • توسعه محصول
  • فروش و بازاریابی
  • تولید

به‌عنوان نمونه، در نمودار زیر، اهداف واحدها و برنامه‌ عملی با توجه به استراتژی‌ های سازمانی ارائه‌شده:

هدف گذاری

اهداف مشخص می‌کنند چگونه سازمان به‌عنوان یک مجموعه، تلاش‌هایش را طی سال‌های آتی جهت می‌دهد. هر واحد، اهداف استراتژیک کل شرکت را گرفته و آن را به اهداف روشن و قابل‌اندازه‌گیری واحد تبدیل می‌کند. به‌عبارت‌دیگر اهداف کلی و کیفی را به اهداف جزئی و کمّی تبدیل می‌کند.

مدیریت ارشد باید اهداف واحدها را بررسی کند تا اطمینان بیابد که آن‌ها:

  • از استراتژی‌های سازمانی حمایت کرده و با آن سازگار هستند.
  • ه برنامه‌ای کامل برای دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت تبدیل می‌شوند.

 

توافق بر اهداف کمّی عملکرد

هنگامی‌که اهداف را تعیین می‌کنید و برای دستیابی به آن طرحی می‌ریزید، واحدتان باید راه‌هایی برای اندازه‌گیری عملکردش مطابق با آن اهداف تعیین کند. معیارهای اندازه‌گیری عملکرد باید مناسب و شفاف باشند. همچنین معیارهای سنجش عملکرد، باید شاخص‌هایی را نشان دهد که شما بتوانید بدون صرف هزینه‌های گزاف، آن‌ها را اندازه‌گیری کنید.

در بخش ارزیابی سازمانی می توانید در این مورد بیشتر بدانید

سیستم‌های متعددی برای سنجش عملکرد وجود دارد. مدیران به‌طور سنتی به حسابرسی شاخص‌های عملکرد می‌نگرند. مهم‌ترین آن‌ها درآمد از فروش، فروش به ازای هرکارمند، سود ناخالص، حاشیه سود، برگشت بر سرمایه‌گذاری و برگشت بر دارایی‌هاست.

به‌عنوان‌مثال در واحدهای بازاریابی، تولید و منابع انسانی، معیارهای ذیل باید کنترل شوند:

وقتی نتایج مهم عملکرد همه واحدها تعیین شد، گام بعدی، تصمیم‌گیری در مورد چگونگی ارزیابی موفقیت می باشد. بر مبنای معیارهای ذکرشده، اهداف واحدها را تعیین کنید.

 

طراحی مراحل عملی

پس‌ازاینکه اهدافی معین، قابل‌اندازه‌گیری، واقع‌گرایانه و با محدوده‌ی زمانی معین در سطح واحد برای اجرای استراتژی سازمان تعیین کردید، این سؤال را مطرح کنید: چگونه می‌توانیم به این اهداف دست‌یابیم؟

پاسخ اینست: “چه کسی”، “چه چیزی” و “چه زمانی” کارهای استراتژیک را انجام می‌دهد و اهداف را تحقق می‌بخشد. مجموع این مراحل باید کار را به انجام برساند.

برای نیل به یک هدف این سؤال را بپرسید: تمام مراحلی که باید برای رسیدن به اهداف طی شوند چیست؟ هرگاه پاسخ سؤال را پیدا نکردید، این سؤال را برای هرمرحله که در پاسخ به سؤال اول شناسایی نموده‌اید، بپرسید: آیا این مرحله می‌تواند به مرحله‌های جزئی‌تری تقسیم شود؟ با چندین بار پرسیدن این سؤال در هرمرحله و مرحله‌های جزئی آن، به نقطه‌ای می‌رسید که دیگر نمی‌توانید یک مرحله را به مراحل جزئی‌تری تقسیم کنید. آن‌وقت هست که شما هرمرحله‌ی عملی را شناسایی کرده‌اید.

صرف‌نظر از توضیحات تئوریک این روش، شما نیز به‌عنوان مدیران پروژه می‌توانید این روش را برای اطمینان از این‌که تمام‌کارها و وظایف را در نظر گرفته‌اید، بکار ببرید. سپس زمان لازم را برای هرمرحله تخمین بزنید. هرمرحله باید مسئول انجام داشته باشد که رسماً مسئولیت آن را به عهده می‌گیرد. مراحلی که مسئول مشخصی ندارند، اغلب اتفاقی انجام می‌شوند یا انجام‌نشده رها می‌گردند.

 

تعیین منابع مورد نیاز

یک برنامه اجرایی استراتژی سازمان ، کامل نیست؛ مگر اینکه میزان منابعی که یک واحد برای اجرای سهمش در استراتژی‌های سازمانی نیاز دارد، تعیین‌شده باشد. منابع یک برنامه‌ عملی معمولاً شامل موارد زیر است:

  • افراد
  • فناوری
  • پشتیبانی از بخش‌های دیگر
  • زمان
  • پول (بودجه)
  • فضای اداری
  • شرکای استراتژیک
  • آموزش

مدیران غالباً در تخمین منابع موردنیازشان برای اجرای استراتژی سازمان اشتباه می‌کنند. مدیرانی که نمی‌توانند نیازهای واقعی را خوب تعیین کنند یا راه‌های میان‌بر را انتخاب می‌کنند، با ریسک کمبود منابع برای اجرای موفقیت‌آمیز برنامه‌هایشان مواجه می‌شوند.

در اینجا برخی از سؤالاتی آورده شده که می‌توانید به‌منظور ارزیابی دقیق منابع موردنیاز، مطرح کنید:

  • چگونه این برنامه‌ عملی جدید بر کارهای عادی روزانه تأثیر خواهد داشت؟
  • آیا منابع موجود می‌تواند برنامه عملی را همزمان با انجام کارهای عادی پوشش دهد؟
  • اگرنه، واحد چه منابع اضافی دیگری نیاز خواهد داشت؟
  • کارکنان چه مهارت‌های جدیدی برای اجرای برنامه نیاز دارند؟
  • چه آموزش‌هایی و به چه قیمتی لازم خواهد بود؟
  • چه سیستم‌ها یا فناوری‌های جدیدی برای پشتیبانی از اقدامات لازم است و به چه قیمتی؟

 

درک ارتباطات به هم پیوسته

واحدها وقتی در انزوا و به‌تنهایی کار می‌کنند، به‌ندرت در اجرای استراتژی سازمان مؤثرند. آن‌ها برای دستیابی به اهدافشان به همکاری با دیگران – هم در داخل و هم در خارج از شرکت نیازمندند. این نقاط همکاری بین واحدی (به‌هم‌پیوستگی‌ها) در نمودار سازمانی دیده نمی‌شوند، ولی درعین‌حال نقش به سزایی در به انجام رساندن کارها  دارند. به‌هم‌پیوستگی‌ها می‌توانند در قالب گروه کار، گروه‌های بین بخشی یا افراد درون یک واحد که باهم کار می‌کنند، باشند. امروزه درصد فزاینده‌ای از کار در شرکت‌های تجاری از طریق ارتباطات به‌هم‌پیوسته کامل می‌شود.

 

در زیر، نمونه‌ای از ارتباطات به هم پیوسته آورده شده:

جهت افزایش و تسهیل همکاری بین واحدها، می‌توانید اغلب تیم‌های بین واحدی مشتمل بر نمایندگانی از هر واحد را تشکیل دهید. وظیفه‌ی این تیم، تعیین انتظارات و تعهدات به‌هم‌پیوسته است. تیم‌های بین واحدی باید منشوری را تهیه کنند و در آن نقش‌ها، مسئولیت‌ها و موعدهای مهم، چیزهای تحویلی و فرایندهای تصمیم‌گیری تیم‌ها ترسیم شود.

 

برآورد اثرات مالی

قسمت نهایی برنامه‌ عملی برای اجرای استراتژی سازمان ، تخمین هزینه‌های مرتبط با برنامه مییاشد. به‌عنوان‌مثال اگر بخش خدمات مشتری، هدف افزایش ۱۰% شاخص رضایت مشتری را داشته باشد و بداند که نیاز به دو کارمند جدید و برنامه کارآموزی برای تمام افرادی که با مشتریان ارتباط دارند، باید برآورد درستی از هزینه‌های اضافی داشته باشد. برخی از واحدها، مانند فروش هم باید افزایش درآمد پیش‌بینی‌شده از اجرای برنامه و هزینه دستیابی به آن را برآورد کنند.

بدبختانه حتی بهترین برنامه عملی سازمان هم در مواجهه با رخدادهای پیش‌بینی‌نشده و تعارض‌ها و مشکلات انسانی که می‌توانند آن را از مسیر منحرف کنند، آسیب‌پذیرند. وظیفه شما به‌عنوان مدیر اینست که اطمینان یابید برنامه عملی سازمان در مسیر اصلی باقی می‌مانند و با استراتژی‌های سازمانی مطابقت دارند.

منبع: مدیرنو +

استراتژی مدیریت فروش

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به کشف مهم‌ترین استراتژی‌های مدیریت…

بازاریابی پیشرو

در این مقاله به ۵ قانون طلایی که در بازاریابی…

بازاریابی حرفه‌ ای

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به دانستنی‌های جالب از…

بازاریابی و فروش استارتاپ ها

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به ۹ نکته مهم…

ژئومارکتینگ یا بازاریابی مکان محور

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه ژئومارکتینگ یا…