در این مقاله از مدیرنو؛ به ابزارهای مورد نیاز در بهبود مستمر می‌پردازیم. آیا می‌دانید چرخه و اهداف و روش های بهبود مستمر کیفیت فرایند ها در سازمان چیست ؟ یک برنامه بهبودمستمر مجموعه‌ای از فعالیت هاییست که در جهت بهبودتدریجی و مستمر محصولات، خدمات و فعالیت‌ها، از طریق بازبینی، اندازه گیری و اقدام مداوم طراحی‌شده. چرخه دمینگ (P.D.C.A) و کایزن دو رویکرد معروف و شناخته‌شده جهت پشتیبانی از برنامه بهبود مستمر کیفیت می‌باشند. بهبودمستمر بخش کلیدی تمامی چارچوب‌های کیفی ازجمله ایزو و شش سیگما می‌باشد.
اهداف بهبود مستمر در سازمان
سازمان‌هایی که در مسیر بهبودمستمر فعالیت می‌کنند، اهداف بهبود مستمر در سازمان را درک کرده‌اند و می‌دانند که این اقدامات تأثیر بسزایی در افزایش کیفیت محصول، افزایش رضایت مشتری، افزایش بهره وری و درنهایت افزایش سوددهی دارند.
ابزارها و روش های بهبود مستمر فرایند
تعدادی از ابزارهای موجود برای اطمینان از موفقیت بهبودمستمر عبارت‌اند از نقشه برداری از فرآیند (process mapping)، تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای (Root Cause Analysis) و چرخه دمینگ ( P.D.C.A).
نقشه برداری از فرآیند
قدم اول در چرخه بهبود مستمر فرایند چیست ؟ قدم اول در شروع چرخه بهبود مستمر کیفیت ، شناخت و درک صحیح فرآیند انتخاب شده برای بهینه سازی می‌باشد. این فرآیند می‌تواند در هر بخشی از سازمان و کسب و کار باشد. اما باید قابلیت نقشه برداری برای شناسایی جریان‌ها و روندها را داشته باشد. به‌عنوان‌مثال در فرآیند زنجیره‌ی تأمین یک کسب و کار، می‌تواند تولید کننده یک محصول، خرید کالا از فروشنده، یا خدمات پس از فروش به مشتریان باشد.
نقشه برداری از تمام فرآیندها شامل شناسایی و مستند سازی جریان فیزیکی و جریان اطلاعاتی است. نقشه برداری از فرآیند به‌صورت گرافیکی جریان‌های موجود در فرآیند را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد که شامل فعالیت‌ها، افراد و نتایج می‌باشد. مزیت این روش در اینست که دامنه‌ی فرآیند، ارتباط آن با سایر فرآیندها و نقطه‌ی شروع فرآیند جهت ایجاد و اندازه گیری بهینه سازی، مشخص و تعریف می‌شود.
تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای: (Root Cause Analysis)
تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای به معنی شناسایی و تعیین علت ریشه‌ای مشکلات، حوادث و نگرانی‌های کیفی در کسب و کار است. این امر توسط تجزیه و تحلیل، جمع آوری داده و درنهایت اعتبار سنجی علت اصلی محقق می‌شود.
تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای سه مرحله دارد:
۱- فاز آغازین یا فاز باز
در این مرحله جلسات طوفان فکری برای شناسایی تمام علل ریشه‌ای احتمالی تشکیل می‌شود. همچنین افراد می‌توانند نمودار علت و معلول (استخوان ماهی) تهیه کنند که در جلسات طوفان فکری بسیار تأثیر گذار خواهد بود. در این مرحله تیم می‌تواند علل احتمالی خودرا دریکی از نواحی ذکرشده در نمودار علت و معلول شناسایی کند. به‌طورمعمول این نواحی عبارت‌اند از نیروی انسانی، روش‌ها، مواد، ماشین آلات و اندازه گیری‌ها.
۲- فاز میانی یا فاز کاهش
در این فاز، تیم علل ریشه‌ای شناسایی شده را بررسی کرده و تعداد آنها را با جداسازی علت‌های محتمل‌تر برای تمرکز بیشتر بر روی آنها کاهش می‌دهد. در این مرحله علل محتمل شناسایی‌شده به‌صورت عمیق‌تر توسط افراد تیم مورد بحث و بررسی قرارگرفته تا مشخص شود که کدام‌یک باید از لیست حذف شوند.
۳- فاز پایانی یا فاز بسته
در این مرحله افراد تیم در مورد علل ریشه‌ای باید به یک اجماع واحد برسند. به این معنی که برای بررسی علل ریشه‌ای از شواهد و داده‌های قابل اندازه گیری، شواهد ذهنی و مصاحبه با کارکنان، مشتریان، فروشندگان استفاده شود. تجزیه و تحلیل داده‌های قابل اندازه گیری می‌تواند از طریق روش‌های آماری مثل نمودار پراکندگی، پارتو و … انجام شود.
چرخه بهبود مستمر دمینگ (P.D.C.A)
چرخه بهبود مستمر دمینگ یک دایره بدون شروع و پایان است به این معنی که بهبود مستمر فرایند هرگز متوقف نمی‌شود.
توضیح ساده از چرخه بهبود مستمر دمینگ
P (PLANE) برنامه
شامل شناسایی فرصت‌ها و ایجاد برنامه برای بهینه سازی سازمان. سازمان پس از شناسایی مشکلات از طریق روش‌های ذکرشده، مرحله برنامه ریزی برای رفع، بهینه سازی و پیشرفت را انجام می‌دهد.
D (DO) اجرا
پیاده سازی برنامه به‌صورت آزمایشی در مقیاس کوچک که نتایج قابل مشاهده و اندازه گیری باشد.
C (CHECK) بررسی
نتایج را ارزیابی و دسته بندی کنید.
A (ACT) اقدام
اگر نتایج بررسی‌ها مورد قبول بود برنامه بهینه سازی را در مقیاس بزرگ‌تر پیاده سازی و نتایج را اندازه گیری کنید. به خاطر داشته باشید که این فرآیند یک چرخه است، اگر نتایج پیاده سازی آزمایشی با شکست مواجه شد تمامی مراحل را تکرار کنید. اگر موفقیت آمیز بود، نتایج را اندازه گیری کرده و با برنامه جدید برای ترویج بهبودهای بیشتر ادامه دهید.
چرخه بهبود مستمر کیفیت ، هرگز پایان ندارد.
کاربردهای بهبودمستمر در صنایع مختلف چیست
در برنامه‌ها و فرآیندهای فشرده‌ی سازمان‌های بزرگ و یا کوچک، بهبودمستمر به اشخاص و گروه‌ها کمک می‌کند تا ناکارآمدی ها و تنگناها را شناسایی کرده در نتیجه فرصت ساده سازی فرآیندها، به حداقل رساندن زمان، تلاش‌ها و اتلافات را فراهم می‌آورد.
روش های بهبود مستمر فرایند
بهبودمستمر در سیستم تولیدی تویوتا و یا روش کایزن ذاتی است.
در صنایع محصول محور، یک برنامه بهبودمستمر بر اساس بازخوردهای مشتری، به تولید کننده در جهت توسعه کیفیت محصول، افزایش قابلیت‌های محصول در تولیدهای بعدی و شناسایی فرصت هایی برای ساده سازی فرایندهای تولید یاری رسانده و درنتیجه هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
در صنایع خدمت محور، پیاده سازی روش های بهبود مستمر در جهت افزایش کارایی و کیفیت ارائه خدمات انجام می‌شود. از خدمات پذیرایی گرفته تا شستشوی ماشین و هر نوع خدمت دیگری، این‌گونه سازمان‌ها باید مرتباً سطح رضایت مشتری خودرا اندازه گیری و فعالیت‌های خودرا برای شناسایی فرصت ها در جهت بهبود نتایج ارزیابی کنند.
کایزن
کایزن یک اصطلاح ژاپنی به معنی “تغییر برای بهتر شدن” می‌باشد. از دیدگاه کایزن همه‌چیز را می‌توان بهبود بخشید، حتی اگر بهینه سازی به‌صورت تدریجی باشد. نتایج اجرای روش های بهبود مستمر در طول زمان به‌صورت افزایش کیفیت ، کاهش هزینه‌ها، ساده سازی فرآیندها، کاهش ضایعات و درنهایت رضایت مشتری و سود دهی مشاهده می‌شود.
اهداف بهبود مستمر فقط برای کوتاه مدت نیست، بلکه بلند مدت و همیشگیست.
مدیران و سازمان‌ها برای کسب رضایت مشتریان، شکست رقبا و حفظ و ارتقای کسب و کار، باید به اهداف بهبود مستمر پایبند بوده و در این راه فداکاری‌های بزرگی داشته باشند. هدف و تمرکز چرخه دمینگ بر استمرار بهینه سازی و وارد شدن آن به بخشی از فرهنگ سازمان است. نه بهبودهای مقطعی و موقت که گاهی در سازمان ظهور کنند و گاهی هم وجود نداشته باشند. مدیران باید با در نظر گرفتن اهداف مشخص به صورت بلند مدت بر بهبود مستمر کیفیت سرمایه گذاری کنند.
سازمان‌هایی موفق می‌شوند، که علاوه بر اضافه کردن بهبود، به ارزش‌های سازمانی خود و انعکاس آن در جذب و استخدام نیروی انسانی، سیستم‌های ارزیابی کارکنان خود نیز لحاظ کنند. اگر از سازمان‌های موفق و پیشرو بازدید کنید، بهبود مستمر کیفیت را در تمام جوانب فرایندها و فرهنگ سازمان مشاهده می‌کنید.
بهبود مستمر کیفیت ، یک شیوه‌ی زندگیست. نه یک روش ماهانه و یا دارای تاریخ محدود.
چرخه دمینگ و بهبود مستمر فرایند ، جزو ارکان اصلی ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ و امری ضروری در جهت توسعه سازمان‌ها می‌باشد. جهت آشنایی با این استاندارد و سیستم مدیریت کیفیت می‌توانید به مقاله “از اصول مدیریت کیفیت چه می‌دانید؟” مراجعه کنید. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.
منبع: thebalance و مدیرنو
کلیدواژه ها: اهداف بهبود مستمر , بهبود مستمر کیفیت , روش های بهبود مستمر , بهبود مستمر فرایند , چرخه بهبود مستمر چیست .