مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار

مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار 14 مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟

در این مقاله از مدیرنو در مورد مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار صحبت می‌کنیم. همچنین خواهیم گفت که پیاده سازی BPM چه فایده و مزیتی برای سازمان ها خواهد داشت. اگر تمایل دارید با مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM آشنا شوید میتوانید مقاله “مدیریت فرآیند کسب کار” را مطالعه فرمایید.

 

۱۴ مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟

پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM برای سازمان ها مزیت زیادی دارد که در ادامه به مزیت مدیریت فرآیند کسب کار از اشاره می‌کنیم:

 

۱٫ افزایش بهره وری

یکی از مزیت و فوائد مدیریت فرآیند کسب و کار این است که به کل سازمان کمک می‌کند تا چارچوب محکمی‌ برای همه فرآیندهای خود ایجاد کند. همچنین تمام فرآیندهای مهم مستند شده و نظارت و بهینه سازی میشوند. وقتی فرآیند ها در بهترین حالت خود و با کمترین اشتباه و خطا کار کنند، در نهایت بازده کل افزایش پیدا می‌کند.

این تجزیه و تحلیل به طور مداوم انجام شده و باعث میشود کارها و وظایفی که برای سازمان ایجاد ارزش نمیکنند شناسایی و حذف شده که در نهایت منجر به افزایش کلی بهره وری می‌شود.

۲٫ چابک سازی سازمان

با اجرای BPM مناسب در یک سازمان ، تیم ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیرتر می‌شوند. تیم ها متوجه میشوند که چرا دارند یک کار را انجام میدهند و فرآیند کاری خود را بهتر پیش میبرند. زمانی که درک کامل از فرآیند وجود داشته باشد، توضیح چرایی و چگونگی تغییرات جدید برای تیم ها راحتتر است.

همچنین وقتی نقشه فرآیند مشخص باشد، ایجاد اصلاحات راحت تر بوده و هر تغییری به راحتی شناسایی و به سرعت پذیرفته میشود.

سازمانی که در مقابل تغییرات انعطاف پذیر است، بسیار قدرتمند است. این سازمان می‌تواند راه خودش را در بین مشکلات ناشی از عوامل بیرونی و درونی پیدا کرده و نتایج به مراتب بهتری به دست آورد. علاوه بر این موارد، تیم ها مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی می‌شوند.

۳٫ کاهش خطاها

در هنگام استفاده از صفحه گسترده ها و یا ارتباط از طریق ایمیل یا پیام رسان ها، بروز خطا اجتناب ناپذیر است. راهی برای اینکه بدانید داده ها کی به روز شده اند و چه کسی این کار را انجام داده است ندارید.

این خطاها بیشتر زمانی اتفاق می‌افتد که فرآیند ها، ذی نفع مشخصی برای مراحل خود ندارند، و کارکنان عادت کرده اند بدون مسئولیت پذیری وظایف خود را به گردن دیگری بیاندازند.

اما با پیاده سازی درست مدیریت فرآیند، احتمال بروز خطاها کاهش می‌یابد. ذی نفعان و صاحبان هر فرآیند در هر مرحله از وظایف خود آگاهی میابند. همچنین اطمینان حاصل می‌کنند که به معیارهای مشخص شده دست پیدا کرده اند. همچنین در صورت بروز خطا، میتوان به راحتی منبع آن را ردیابی کرد.

۴٫ تضمین رعایت سیاست های (دستورالعمل های) سازمان

پایبندی به مدیریت فرآیند، یک رویکرد برای ساده سازی فرآیند ها و همچنین اجرای چارچوبی برای تطابق با سیاست های داخلی و خارجی سازمان است. مزیت دیگر مدیریت فرآیند یا BPM اینست که اطمینان می‌دهد که فرآیندها به خوبی درک شده اند و از دستورالعمل دقیق پیروی می‌کنند.

هر سازمانی با توجه به صنعت و بخش کاری خود سیاستهای مختلفی دارد. به عنوان مثال تیم تدارکات و منابع انسانی، دستورالعمل ها و سیاستهای کاملا متفاوتی از یکدیگر دارند. BPM باید اطمینان حاصل کند که هر دو تیم قادر به درک و رعایت سیاست ها و دستورالعمل مربوط به خود هستند.

۵٫ کاهش مدیریت میکروسکوپی (خُرد)

مدیریت میکروسکوپی یا خُرد ممکن است در لحظه باعث پیشبرد کار شما در سازمان شود. اما این نوع مدیریت همیشه در دراز مدت مخرب است. یکی از اصلی ترین دلایلی که باعث میشود مدیران تیم خود را به صورت کوچک و خرد مدیریت کنند، اینست که از روش قدیمی‌ ذهنی خود برای کاهش خطاها استفاده میکنند.

از مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار اینست که نیاز به مدیریت خُرد را از بین می‌برد. چراکه کلیه روشهای استاندارد هر کاری به وضوح توسط رهبران و کارکنان آموزش دیده ثبت شده. وقتی نوبت به یک مرحله خاص می‌رسد، کارکنان کار را بدون پرسش و با دستورالعمل مشخص و واضح، انجام می‌دهند.

۶٫ قابلیت دسترسی به داده ها

برای اینکه کارکنان بتوانند به طور موثر کار کنند ، باید به داده های منابع مختلف مورد نیاز خود در سازمان دسترسی داشته باشند. البته این بدان معنا نیست که اجازه دسترسی به هر چیزی را داشته باشند. همچنین دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمی‌و تأخیر در امور می‌شود.

یکی دیگر از مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار این است که در صورت پیاده سازی درست، بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین دسترسی به داده است. میتوانید دسترسی داده مورد نیاز برای انجام یک کار خاص را کنترل کرده و دسترسی به داده غیر مورد نیاز را محدود کنید.

۷٫ شناخت نقاط قوت، ضعف و مهارت ها

فرآیندها، روشهایی برای هماهنگی افراد، مهارتها، و تواناییهای آن ها با سیستم و منابع سازمان برای دستیابی به نتایج مثبت در کسب و کار هستند. که این نتایج با نظارت مداوم بر فرآیندهای سازمان به دست می‌آید.

مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند به شما در شناسایی کمبودهای مهارتی افراد کمک کند. زمانی که یک فرآیند مستمراً در یک مرحله خاص با شخص خاص تاخیر پیدا میکند، میتواند نشان دهنده عدم مهارت نیروی مورد نظر در آن کار باشد.

همچنین هنگامی‌که یک فرآیند در یک مرحله خاص عموما پس از بروز خطا، سریعا رفع خطا می‌شود، میتواند نشان دهنده مهارت شخص مورد نظر باشد.

۸٫ کاهش ریسک

به دلیل تغییرات محیط کاری، سازمان ها مستعد ریسک هایی هستند که ممکن است بر کارایی آنها تاثیر بگذارد.

یک سیستم مدیریت فرآیند کارآمد میتواند بر روند استفاده از منابع در جریانهای کاری متفاوت نظارت کند. همچنین میتواند اشتباهات را قبل از وقوع شناسایی و با پیشگیری، هزینه مربوط به ریسک ها را کاهش دهد.

۹٫ کنترل بهتر سازمان

از دیگر مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM اینست که با اجرای درست آن میتواند به مدیریت بهتر آنچه در سازمان میگذرد کمک کند.

۱۰٫ فرآیندهای بهینه شده

با بررسی مداوم فرآیند ها میتواند روند منسوخ شده و ناکارآمد را شناسایی و بهینه کرد.

۱۱٫ بهبود همکاری

بسیاری از سازمان ها با مشکل ارتباطات در بخشهای مختلف سازمان و گردش جریان اطلاعاتی مواجه هستند. این امر میتواند بر همکاری افراد و نتیجه خروجی تاثیر گذار باشد. مدیریت فرآیند درست، میتواند با مشخص کردن دستورالعمل هر بخش، باعث وضوح اطلاعات شود. و آن اطلاعات را در اختیار افرادی که باید به آنها دسترسی داشته باشند قرار دهد. هر شخص در صورت نیاز به اطلاعات میتواند با دنبال کردن روند فرآیند، به مسئول مورد نظر و اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کند.

۱۲٫ تضمین انطباق با استاندارد ها

بسیاری از سازمان ها نیاز به مطابقت با استاندارهایی مانند ISO دارند. در صورت نداشتن این استاندارد رتبه های آنها کاهش خواهد یافت. همچنین مجوزهای آن ها لغو شده و یا مشمول جریمه میشوند. یکی از مزیت سیستم مدیریت فرآیند، آسان سازی انطباق با استانداردهای ISO و آمادگی سازمانهای برای ممیزی و بازرسی میباشد.

۱۳٫مرور کلی بر اهداف سازمان

بسیاری از کارکنان چون تصویر بزرگتری از کاری که انجام میدهند ندارند، فرآیندهای سازمان را دنبال نمی‌کنند. و نمیدانند وظایف آنها چه تاثیری در رسیدن به اهداف سازمانی دارند. یکی دیگر از مزیت مدیریت فرآیند کسب کار اینست که با پیاده سازی و مستند سازی فرآیندهای سازمان، به تمام افراد اجازه میدهد جایگاه خود در رسیدن به اهداف بزرگ تر را ببینند. همچنین در راستای رسیدن به آن تلاش بیشتری داشته باشند.

۱۴٫ رضایت کارکنان

در انتها زمانی که اهداف، فرآیند ها و مسئولیت ها مشخص شده باشند، باعث افزایش رضایت کارکنان خواهد شد. چرا که اعضای سازمان و تیم ها با دانستن وظایف خود، تاثیر خود در سازمان و مسئولیت پذیری، بهتر میتوانند با یکدیگر و سازمان ارتباط برقرار کرده و محیط شادتری ایجاد کنند.

به یاد داشته باشید:

مدیریت فرآیند در صورت عدم پباده سازی درست، علاوه بر نداشتن مزیت برای سازمان، میتواند باعث ایجاد مشکلات، کاهش بهره وری، ایجاد اختلاف بین افراد و در نهایت افزایش هزینه شود.

پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM مانند تمام تغییرات دیگر در سازمان نیاز به دانش، زمان و تجربه دارد. در همین راستا قبل از هر اقدامی‌بهتر از متخصصان این حوزه راهنمایی و مشاوره بگیرید.

منبع: مدیرنو +

پیشنهاد مطالعه:

استراتژی مدیریت فروش

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به کشف مهم‌ترین استراتژی‌های مدیریت…

بازاریابی پیشرو

در این مقاله به ۵ قانون طلایی که در بازاریابی…

بازاریابی حرفه‌ ای

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به دانستنی‌های جالب از…

بازاریابی و فروش استارتاپ ها

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به ۹ نکته مهم…

ژئومارکتینگ یا بازاریابی مکان محور

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه ژئومارکتینگ یا…