در این مقاله از مدیر نو، می‌خواهیم بگوییم که مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟ و چه طور می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند که به نتایج و سودآوری بیشتری برسد. همچنین خواهیم گفت که چه طور میتوانید به طور مؤثر از مدیریت فرآیند کسب و کار بهره بگیرید.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM دقیقا چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار که به عنوان business process management یا BPM شناخته می‌شود به معنی شناسایی، بهبود و اداره کرده فرآیندهای کسب و کار است.
هدف مدیریت فرآیند، شفاف سازی و همسو سازی کسب و کار به سمت استراتژیک‌های سازمان است. مدیریت فرآیند در تلاش برای استفاده حداکثری از منابع و افزایش بهره وری در فعالیت‌های سازمان می‌باشد.
چرا BPM اهمیت دارد؟
مدیریت درست و مؤثر فرآیندها مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد. از جمله:
سازمان را چابک می‌کند:
در بازارهای دائما در حال تغییر؛ سازمان‌های باید انعطاف پذیر باشند تا بتوانند هر زمان که نیاز شد تغییرات را به راحتی پیاده سازی کنند. مدیریت فرآیند اگر به بلوغ برسد به مشاغل کمک می‌کند تا بتوانند با سرعت فرآیندها و روندهای خود را بررسی کرده و با شرایط جدید انطباق دهند. همچنین می‌توانند به سادگی به شرایط و اتفاقات پیش‌بینی نشده واکنش مناسبی نشان دهند.
پیشنهاد مطالعه: چه عواملی بر چابکی سازمان تاثیر می گذارد؟
کارایی را افزایش می‌دهد
مدیریت خوب و مناسب فرآیند به معنی نظارت مستمر و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. این به معنی شناسایی و رفع سریع گلوگاه‌ها و کاهش تاخیرات است. فرآیندهای خودکار با کاهش احتمال خطاهای انسانی باعث کاهش ریسک‌های سازمان می‌شود.
دید را در سازمان افزایش می‌دهد
یکی از بخش‌های مدیریت فرآیند درست، اختصاص دادن هر فرآیند به یک صاحب فرآیند است. به این معنی که شخصی مسئول نظارت مستقیم بر فرآیند می‌باشد. اطلاعات دریافت شده از صاحب فرآیند و داده‌های جمع آوری شده از هر فرآیند باعث شفافیت بهتر گزارشات شده و عملکرد هر فرآیند را افزایش می‌دهد.
پتانسیل سازمان در افزایش درآمد را زیاد می‌کند
طبق تحقیقاتی که یک شرکت لهستانی روی ۲۳۶ مجموعه که به بلوغ سازمانی رسیده بودند انجام داد، مشخص شد که ۴۶% از مشاغل بیان کردند که مدیریت فرآیند راهی برای صرفه‌جویی در هزینه و افزایش درآمد آنها بود.
نقشه برداری از فرآیندهای سازمان مشخص می‌کند که از چه طریقی می‌توان فرآیندها را بهبود و هزینه ها را کاهش داد و یا در وقت و زمان صرفه‌جویی کرد. به عنوان مثال، بهینه سازی فرآیندی مثل “زمان فروش”، می‌تواند مستقیماً روی درآمدزایی سازمان تأثیر داشته باشد.
تعامل کارمندان را افزایش می‌دهد
مدیریت جامع فرآیند به معنی شناسایی آن بخش‌هایی از سازمان است که در حال انجام کارهای تکراری می‌باشند و درنهایت خودکار کردن آنها، تا کارمندان بتوانند روی وظایفی تمرکز کنند که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کند.
این کار باعث ایجاد احساس هدفمندی در کارکنان شده و مشارکت آنها را افزایش می‌دهد. و در نتیجه آنها می‌توانند روی زمینه‌های دیگر که باعث پیشرفت سازمان خواهد شد تمرکز کنند و سطح تعاملات مثبت سازمانی را افزایش می‌دهد.
فرهنگ بهبود مستمر را ترویج می‌کند
ایجاد دیدگاه مدیریت فرآیند مؤثر در سازمان می‌تواند فرهنگ بهبود را در سازمان پرورش دهد. صاحبان فرآیند و کارکنان آنها باید برای ارائه بازخورد تشویق شوند تا ایده‌های خلاقانه برای بهینه‌تر کردند فرآیندها را ارائه کنند.
مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM
در چرخه مدیریت فرآیند ۵ مرحله اصلی وجود دارد.
تجزیه و تحلیل
مرحله تجزیه و تحلیل یک مرحله مهم قبل از ورود به چرخه اصلی مدیریت فرآیند است. در این مرحله سازمان باید فرآیندهای خودش را شناسایی و تحلیل کند و مشخص کند که کدام بخش‌ها را می‌خواهد بهبود دهد.
طراحی و مدل سازی
در این مرحله حالت فعلی باید ترسیم شده و حالت ایده آل طراحی شود. هدف ایجاد دنباله های معنا داری است که از ابتدا تا انتهای یک فرایند را نشان دهد. پس از این باید اطلاعات دیگر مانند مدت انجام هر مرحله، افرادی که درگیر هستند و نحوه انتقال اطلاعات مشخص شود. در این مرحله باید کاربران نهایی اطلاعات گردآوری شده را بررسی کرده تا از درست بودن آن اطمینان حاصل شود و همچنین می‌توانند پیشنهادهایی برای بهبود شرایط در آینده ارائه کنند.
پیاده سازی یا اجرا
در مرحله پیاده سازی، سازمان به نقطه‌ای رسیده است که آماده حالت ایده آل و یا حالت آینده است. این مرحله ممکن است نیاز به اضافه شدن یک تکنولوژی جدید، تغییر در یک روند یا منبع و آموزش نیاز داشته باشد. در صورت امکان می‌توان فرآیند اصلاح شده را روی یک گروه کوچک در سازمان پیاده سازی کرد و پی از مشخص شدن و رفع خطاهای احتمالی روی کل سازمان انجام داد.
نظارت یا بررسی
در این مرحله، فرآیند اصلاح شده آزادانه اجرا می‌شود ولی داده‌ها در مورد عملکرد آن جمع آوری می‌شود. باید بررسی شود که آیا طراحی مجدد انجام شده، مؤثر بوده و یا خیر و بهبودهای مورد انتظار دیده می‌شود یا خیر. مقایسه داده‌های حالت اولیه با حالت اصلاح شده به سازمان کمک می‌کند تا متوجه شود که چه مقدار بازدهی داشته است. این داده‌های همچنین می‌توانند تصمیمات مربوط به اقدامات بعدی را مشخص کنند.
بهینه سازی
در این مرحله، فرآیند به طور مداوم با اطلاعات جمع آوری شده در مرحله نظارت بررسی می‌شود و در صورت نیاز اصلاحات انجام می‌گردد. در پاره‌ای از مواقع با رشد سازمان و یا تغییر محیط بیرونی، فرآیندها پیچیده و یا غیر بهینه می‌شوند. در این حالت ممکن است نیاز به این باشد که کل مراحل را از اول مجدد انجام دهید که به این کار مهندسی مجدد فرآیند می گویند.
راهکارهایی برای پیاده سازی بهتر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM
مدیریت فرآیند یک روش مناسب برای بهبود روندها و فرآیندهای سازمان شما است اما مانند هر ابزار دیگری می‌تواند درست عمل کرده و یا ضعیف عمل کند. در ادامه ۵ استراتژی برای بهینه سازی مدیریت فرآیند در سازمان بیان شده.
مشخص کردن صاحب فرآیند
پس از ایجاد و یا بهینه سازی یک فرآیند، مشخص کردن صاحب فرآیند از اهمیت زیادی برخوردار است. مشخص کردن صاحب فرآیند یعنی شخصی مسئول تضمین اینست که فرآیند درست عمل کرده و روند آن در گذر زمان تغییر نکند. همچنین داشتن صاحب فرآیند یعنی کسی یا کل فرآیند آشنا بوده و می‌تواند فرآیند را به طور مداوم ارزیابی کرده و پیشرفت‌های بیشتری ایجاد کند.
فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنید
وقتی در مورد تغییرات بیشتر صحبت می کنید، ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در سازمان ضروری است. این فرهنگ می‌تواند برای سازمان بسیار سودمند باشد چرا که باعث بیان ایده‌های خوبی از کارمندانی خواهد شد که به طور نزدیک با فرآیندها در ارتباط هستند. در همین راستا سازمان‌ها می‌توانند تفکر خلاق و توانایی حل مسئله را به شرح وظایف افراد در حال استخدام اضافه کنند. برای انجام استخدام درست میتوانید مقاله صفر تا صد استخدام منابع انسانی ایده آل را مطالعه فرمایید.
همچنین باید مکانیزم بازخورد، در دسترس تمام افراد وجود داشته باشد و آنها برای پیشنهادات مفید خود در راستای بهبود فرآیندها پاداش دریافت کنند.
فرآیندهای تکرار شوند را حتماً استاندارد کنید
اطمینان از استاندارد بودن فرآیندهای تکرار شونده مثل “خرید” و یا “استخدام” اهمیت زیادی دارد. استاندارد سازی فرآیندها احتمال بروز خطا و اشتباه را کاهش می‌دهد. همچنین روند کاری افراد را ساده‌تر کرده و به بهره‌وری و کارایی تیم‌ها کمک می‌کند.
بهینه سازی قبل از اتوماسیون و یا خودکار کردن فرآیندها
خیلی وسوسه انگیز است که فکر کنید اتوماسیون مسیر سریعی برای بهبود مدیریت فرآیند است. خودکار کردن وظایف تکراری، باعث آزادتر شدن کارکنان و تمرکز آنها روی کارهایی با ارزش افزوده بیشتر است.
اما مهم است قبل از خودکار کردن فرآیندها آن ها را بهینه کنید. اگر بدون صرف وقت برای بررسی و بهبود فرآیندها آن ها را خودکار کنید. همان روند ناقص فقط سریع‌تر انجام می‌شود!!! و بسته به خطاها و مشکلات ایجاد کرده می‌تواند اوضاع را برای سازمان شما بدتر کند.
به یاد داشته باشید
در مدیریت فرآیند به جای ایجاد فرآیند جدید، روی بهبود فرآیندهای موجود تمرکز کنید. و هنگان سازماندهی و تعیین توالی به جای تمرکز روی کارها، روی نتیجه مطلوب تمرکز کنید. ایجاد تغییرات کوچک و نظارت روی آنها می‌تواند نتایج سریع‌تری ایجاد کند. و در بعضی مواقع تأخیر در ایجاد یک تغییر در فرآیند می‌تواند هزینه‌های زیادی برای سازمان به ارمغان آورد.
همانطور که گفته شد پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM مانند تمام تغییرات دیگر در سازمان نیاز به دانش، زمان و تجربه دارد. چرا که عدم انجام درست مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند مشکلات و هزینه های بیشتری برای سازمان ها داشته باشد. در همین راستا قبل از هر اقدامی بهتر از متخصصان این حوزه راهنمایی و مشاوره بگیرید. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص تیم مشاوره مدیریت کسب و کار مجموعه مدیران نواندیش میتوانید اینجا را کلیک کنید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره سیستم سازی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منبع: مدیرنو